Tarjouslaskentaohjelma ei ole virhe. Virhe on odottaa sen tuntevan säännöt

Tarjouslaskentaohjelmassa tarjouksella on aina samanlaiset rivit: ”Pergola 4 × 5 m”, ”Asennus”, ”Kuljetus”. Jokaisella on hinta, ja jokaisen hinnan on joku kirjoittanut siihen. Excelistä, päästä tai viime tarjouksesta, jonka oli helppo kopioida.

Ohjelma on kunnossa. Numerointi, pohja, PDF, lähetys ja tila ”hyväksytty” toimivat, ja ihmiset käyttävät ohjelmaa mielellään. Kunnossa ei ole se, että rivin ”Pergola 4 × 5 m” hinnan laskee joku ohjelman ulkopuolella. Ohjelma tallentaa tuloksen. Se ei tunne sääntöjä, joista tulos syntyi.

Tarjouslaskentaohjelma nopeuttaa asiakirjaa. Mittatilaustuotteissa asiakirja on kuitenkin harvoin pullonkaula. Pullonkaula on toimeksianto ja hinnan laskeminen mitoista ja säännöistä, ja sen hoitaa konfiguraattori.

Mitä tarjouslaskentaohjelma osaa

Tyypillinen tarjouslaskentaohjelma hoitaa nämä asiat hyvin:

• Pohja ja asiakirja. Logo, numerointi, voimassaolo, PDF ja sähköposti yhdellä napsautuksella.
• Tuoteluettelo. Tuotteet ja palvelut kiinteällä hinnalla kappaletta, tuntia tai metriä kohti.
• Tarjouksen tila. Lähetetty, hyväksytty, hylätty. Usein myös siirto laskuun.
• Yleiskuva. Mitkä tarjoukset odottavat ja mitkä ovat vanhentuneet.

Jos myyt kiinteähintaisia nimikkeitä, tämä on juuri oikea työkalu. Muuta ei tarvita.

Missä se pettää mittatilaustuotteissa

Mittatilaustuotteessa rivin hinta ei ole tuoteluettelossa. Se syntyy mitoista ja säännöistä, eikä ohjelma osaa laskea sitä:

• Rivin hinnan laskee joku ohjelman ulkopuolella. Mitta kertaa lisät kertaa poikkeukset on Excel. Ohjelma näkee vain lopputuloksen.
• Ohjelma ei tiedä, mitä ei voi valmistaa. Pergolan, jonka jänneväli ylittää rajan, voi kirjoittaa tarjoukseen. Ohjelma ei kysy.
• Asiakkaan toimeksiantoa ei ole ohjelmassa. Mitat ja lisävarusteet jäivät sähköpostiin. Ohjelmassa on rivin teksti.
• Muuttunut mitta tarkoittaa uutta laskentaa. Neljästä metristä 4,5 metriin: myyjä laskee uudelleen Excelissä ja kirjoittaa rivit uudelleen.
• Hinnasto muuttuu ohjelman ulkopuolella. Tuoteluettelo ja Excel etääntyvät toisistaan, ja tarjous tulostaa tottelevaisesti viime kauden hinnan.

Kukaan ei tee tässä virhettä. Ohjelma ostetaan asiakirjaa varten, ja asiakirjan se tekee hyvin.

Tarjouslaskentaohjelma, konfiguraattori ja CPQ: mitä kukin pitää hallussaan

Jokainen niistä pitää hallussaan eri asiaa:

• Tarjouslaskentaohjelma pitää hallussaan asiakirjaa: nimikkeet ja hinnat sellaisina kuin ne syötät.
• Konfiguraattori pitää hallussaan sääntöjä: mitoista ja varustelusta syntyvät nimikkeet ja hinta.
• CPQ pitää hallussaan sääntöjä sekä alennuksia ja hyväksyntöjä, yleensä ERP-liitännän kanssa.

Konfiguraattorin, laskurin ja CPQ:n eron käsittelemme artikkelissa Tuotekonfiguraattori, laskuri vai CPQ?.

Mikä muuttuu, kun tarjouksen rivit syntyvät säännöistä

Ohjelma jää asiakirjaa varten. Muuttuu se, mistä rivit tulevat.

Rivit syntyvät toimeksiannosta

Asiakas syöttää mitat ja varustelun, ja tarjouksen nimikkeet koostetaan hinnastostasi. Aidassa, jonka kenttä on 2,5 m leveä, 23 m tarkoittaa 10 kenttää ja 11 pylvästä eikä 9,2 kenttää. Se on esimerkki siitä, mitä metrihinta ei näe. Missä metrihinta pettää, kerromme artikkelissa Miksi metrihintalaskuri valehtelee ja mitä tehdä sen sijaan.

Säännöt pätevät aina

Suurin jänneväli, sallitut yhdistelmät, pakolliset lisävarusteet. Konfiguraattori ei anna koota sellaista, mitä ei voi valmistaa, joten sellainen ei päädy tarjoukseenkaan. Konfiguraattori tarkistaa säännöt sovitussa laajuudessa.

Asiakirja pysyy omassa ohjelmassasi

Esittelyssä voit viedä suunnitelman PDF-tiedostoksi. Käyttöönottosi PDF-tuloste on valmisteilla. Myyjä laatii tarjouksen kokoonpanosta omassa ohjelmassasi tai pohjassasi kuten nytkin, mutta ilman mittojen kirjoittamista uudelleen.

Hinnastoa päivitetään yhdessä paikassa

Kun profiilin hinta muuttuu, se muuttuu kerran, säännöissä. Uusi tarjouspyyntö saa uuden hinnan, eikä kukaan etsi, mikä tiedosto on ajan tasalla.

Milloin konfiguraattoria ei tarvita

Kaikki yritykset eivät tarvitse sitä. Näissä tilanteissa tarjouslaskentaohjelma riittää:

• Myyt kiinteähintaisia nimikkeitä. Tunti, kappale, valmis malli. Hinta ei riipu mitoista eikä yhdistelmistä, ja koko hinnaston voi kirjoittaa rivilistaksi.
• Tarjouksia on vähän, ja ne eroavat vain nimikkeiltään. Jos kukaan ei laske hintaa mitoista, tuoteluettelo riittää.
• Hinnaston sääntöjä ei ole kirjattu ylös. Konfiguraattori ei korjaa huonoa hinnastoa, se vie sen 3D:hen virheineen. Kirjaa säännöt ensin ylös.

Jos et tunnistanut itseäsi mistään näistä, jatka.

Viiden minuutin testi: onko aika?

Ota kolme viimeisintä tarjoustasi ja vastaa neljään kysymykseen:

1. Montako riviä kirjoitit käsin Excelistä? Mitä enemmän, sitä enemmän sääntöjä elää ohjelman ulkopuolella.
2. Riippuuko rivin hinta mitasta? Jos riippuu, tuoteluettelo ei riitä.
3. Voiko tarjoukseen kirjoittaa jotain, mitä ei voi valmistaa? Jos voi, kukaan ei tarkista sitä ajoissa.
4. Kuka laskee tarjouksen uudelleen, kun asiakas muuttaa mittaa? Jos aina sama ihminen, se on riski.

Ensimmäinen askel vie viisi minuuttia, eikä siihen tarvita meitä: korosta kolmesta tarjouksesta rivit, joiden hinta syntyi kaavalla tai päästä. Ne ovat säännöt, jotka pitää kirjata ylös.

Mille tuotteille tämä näkyy eniten

Eniten siellä, missä rivin hinta syntyy mitoista ja säännöistä:

• Saunat ja pihamökit: mitat, pohjaratkaisu, verhous ja lisävarusteet.
• Pergolat ja autokatokset: mitat, kattotyyppi, lamellit, sivuseinät ja valaistus.
• Aidat ja portit: sivujen pituudet, kulmat, korkeus, täyttö ja portit.
• Lasikattoiset terassit ja lasiterassit: pohjapiirros, katon kaltevuus ja lasitus.

Koko lista 305 mittatilaustuotetyypistä on konfiguraattoriluettelossa.

Usein kysytyt kysymykset

Riittääkö tarjouksiin ilmainen ohjelma?

Jos myyt kiinteähintaisia nimikkeitä, riittää. Jos rivin hinta syntyy mitoista ja säännöistä, ilmainen ohjelma ei laske sitä, se vain kirjaa sen.

Onko konfiguraattori sama asia kuin tarjouslaskentaohjelma?

Ei. Tarjouslaskentaohjelma pitää hallussaan asiakirjaa ja nimikkeitä, jotka siihen syötät. Konfiguraattori pitää hallussaan sääntöjä, joista nimikkeet ja hinta syntyvät.

Korvaako konfiguraattori tarjouslaskentaohjelmani?

Ei. Asiakirja pysyy toistaiseksi omassa ohjelmassasi tai pohjassasi. Käyttöönottosi PDF-tuloste on valmisteilla, joten myyjä laatii tarjouksen kokoonpanosta.

Mitä seuraavaksi

Entä rivi ”Pergola 4 × 5 m”? Numerosta, jonka joku kirjoitti, tulee sääntöjen tulos, jonka kaikki tuntevat.

Jos sinulla on hinnasto Excelissä, sinulla on jo lähtöaineisto. Katso, mitä konfiguraattori maksaa, tai lähetä hinnastosi meille, niin näytämme sinulle konfiguraattorin omalla tuotteellasi.