Mikä on CPQ? Merkitys ja mistä aloittaa

CPQ tulee englannin sanoista configure, price, quote eli konfiguroi, hinnoittele, tarjoa. Se on ohjelmisto tai toimintatapa, joka auttaa kokoamaan tuotteen kokoonpanon, jonka voi oikeasti valmistaa, laskemaan sille hinnan sääntöjen mukaan ja laatimaan tarjouksen. Sitä käyttää yleensä myyjä, ja se on tavallisesti liitetty CRM- ja ERP-järjestelmään. Kun mittatilausyrityksessä on viidestä kahteenkymmeneen ihmistä, ensimmäinen askel on yleensä asiakkaan täydellinen tarjouspyyntö ja säännöiksi kirjoitettu hinnasto. Kokonainen CPQ-järjestelmä tulee vasta myöhemmin.

Kuvittele sähköposti ohjelmistotoimittajalta otsikolla ”CPQ yrityksellesi”. Hinnastosi on samaan aikaan tiedostossa hinnasto_FINAL_v7.xlsx, ja uusin tarjouspyyntö kysyy ”Paljonko pergola maksaa?”. Mittoja ei ole, mutta kiinnostus on aitoa.

Mitä CPQ tarkoittaa: configure, price, quote

Lyhenne kuvaa kolmea vaihetta, jotka mittatilausyritys tekee jo nyt, usein myyjän päässä ja Excelissä. CPQ kirjoittaa ne sääntöinä, jotta lopputulos on sama riippumatta siitä, kuka tarjouksen kirjoittaa. Alla olevat esimerkit ovat sääntöjä, joiden mukaan treede-konfiguraattorit terassikatoille ja aidoille todella toimivat.

Configure: kokoonpano, jonka voi valmistaa

Ensimmäinen vaihe tarkistaa, voiko valitun yhdistelmän valmistaa ja asentaa. Maku jää asiakkaalle. Valmistusrajoitukset eivät jää.

• Terassikatto: lasikatteen ulottuma voi olla enintään 4 m ja polykarbonaattikatteen enintään 5 m. Konfiguraattori ei salli pidempää ulottumaa lasikatteelle, vaikka asiakas olisi asettanut sen aiemmin polykarbonaatilla.
• Aita: yksiosainen portti on 900 tai 1 000 mm leveä, kaksiosainen kääntöportti ja liukuportti 3 000, 3 500 tai 4 000 mm. Konfiguraattori lisää uuden portin vain, jos sen aukko mahtuu vielä aidan sille sivulle jo olevien porttien viereen.

Kun asiakas tekee tämän vaiheen itse verkkosivulla, sitä kutsutaan tuotekonfiguraattoriksi. Mitä se tarkalleen tekee, kerrotaan artikkelissa Mikä on 3D-tuotekonfiguraattori? Miten konfiguraattori eroaa CPQ:sta ja kuka käyttää kumpaakin, käydään läpi tuotekonfiguraattorin ja CPQ:n vertailussa.

Price: hinta säännöistä eikä muistista

Toinen vaihe laskee hinnan hinnaston mukaan, myös sen poikkeukset. Poikkeukset muistaa yleensä vain yksi ihminen.

• Terassikatto, hintaruudukko: katon perushinta luetaan ruudukosta, jossa leveydet etenevät täysin metrein 3 metristä ja ulottumat puolen metrin välein 2,5 metristä. Ruudukon viivojen väliin osuva koko hinnoitellaan seuraavan suuremman ruudun mukaan, joten 4,2 × 2,8 metrin terassikatto hinnoitellaan kokona 5 × 3 m.
• Terassikatto, kate: lasikate hinnoitellaan kuten polykarbonaattikate kerrottuna lasikertoimella. Yli 3,5 metrin ulottumalla kerroin on suurempi.
• Terassikatto, lumi: vahvistus suuremmalle lumikuormalle lisätään jokaista katon todellisen pinta-alan neliömetriä kohti.
• Aita: tavallisen alumiinitolpan profiili on 60 mm. Kun aidan korkeus on yli 1 500 mm, konfiguraattori vaihtaa sen itse 80 mm:iin ja 2 000 mm:stä alkaen 100 mm:iin. Liukuportin kanssa se käyttää vähintään 80 mm. Tolpat hinnoitellaan sen profiilin mukaan, joka tästä tulee.

Mikään näistä säännöistä ei ole vaikea. Vaikeaa on muistaa ne kaikki kerralla kello kymmenen illalla päivän neljännen tarjouksen kohdalla.

Quote: tarjous, jonka voi lähettää ja hyväksyä

Kolmas vaihe tekee kokoonpanosta ja hinnasta asiakirjan. CPQ:n tarjouksessa on yleensä erittely, hinta riveittäin, mahdollinen alennus, voimassaoloaika ja toimitusehdot. Suuremmat CPQ-järjestelmät lisäävät hyväksynnän: sovitun rajan ylittävän alennuksen vahvistaa myyntipäällikkö ennen kuin tarjous lähtee asiakkaalle. Suuri osa siitä, mitä CPQ-toimittajat myyvät, on tässä vaiheessa. Yhden myyjän yritys tarvitsee sitä usein vähiten.

Miten CPQ toimii: säännöistä allekirjoitettuun tarjoukseen

Myyntiprosessissa CPQ tulee mukaan, kun on selvää, mitä asiakas haluaa, ja hänelle pitää lähettää hinta. Kulku on eri järjestelmissä samankaltainen:

1. Tuotemalli ja säännöt. Joku kirjaa kerran, mistä tuote koostuu ja mitä ei voi yhdistää mihinkin.
2. Hinnasto sääntöinä. Hinnat, lisähinnat, ruudukot ja poikkeukset kirjoitetaan niin, että järjestelmä osaa soveltaa niitä itse.
3. Kokoonpano. Tuotteen kokoaa myyjä, jälleenmyyjä tai asiakas itse verkkosivulla. Ensimmäisen vaiheen säännöt pitävät sen valmistettavissa rajoissa.
4. Hinta ja alennukset. Järjestelmä laskee hinnan hinnastosta. Sovitun rajan ylittävät alennukset menevät hyväksyttäviksi.
5. Tarjousasiakirja. Syntyy yhdenmukainen tarjous, jonka voi lähettää ja löytää myöhemmin.
6. Siirto eteenpäin. Kauppa jatkuu CRM:ssä, ja allekirjoituksen jälkeen tilaus siirtyy ERP:hen, jossa siitä tulee tuotantoa.

Kaksi ensimmäistä vaihetta vievät eniten työtä, eikä mikään ohjelmisto tee niitä yrityksen puolesta. Sen jälkeen vaiheet kolmesta kuuteen kulkevat jokaisessa tarjouksessa samalla tavalla, kirjoittipa sen omistaja, uusi myyjä tai jälleenmyyjä toisella paikkakunnalla.

CPQ, CRM ja ERP: mikä hoitaa mitäkin

Toimittajien tarjouksissa nämä kolme lyhennettä sekoittuvat helposti. Yksinkertaisinta on jakaa ne sen mukaan, mitä kukin järjestelmä muistaa:

• CRM: asiakas, yhteystiedot, kauppa ja sen historia. Kuka kysyi, milloin, mitä hän sai ja milloin hänelle pitää soittaa.
• CPQ: tuote, säännöt, hinta ja tarjous. Mitä asiakas tarkalleen saa ja millä hinnalla.
• ERP: tilaus, materiaalit ja osaluettelo, tuotanto, varasto ja lasku. Mitä pitää ostaa, valmistaa ja laskuttaa.

CPQ on joko CRM:n moduuli tai erillinen järjestelmä, joka on liitetty sekä CRM:ään että ERP:hen. Käytännössä rajat menevät päällekkäin. Kysymykseen ”missä on voimassa oleva hinta” pitää silti olla yksi vastaus, muuten tarjous ja lasku eroavat ennen pitkää. Miten konfiguraattorin voi liittää jo käyttämiisi järjestelmiin, näet integraatioiden yleiskatsauksesta.

Kenelle CPQ sopii

CPQ on järkevä silloin, kun pullonkaula on itse tarjous. Tyypillisiä merkkejä:

• Samaa tuotetta tarjoaa useampi myyjä tai jälleenmyyjä, ja jokainen hinnoittelee sen vähän eri tavalla.
• Alennukset vaativat hyväksynnän, ja nyt se tapahtuu käytävällä tai puhelimessa.
• Tarjouksen hintojen on vastattava ERP:tä, josta tuotanto ja laskutus toimivat.
• Tarjoukset palaavat väärän yhdistelmän takia, joka huomattiin vasta tuotannossa.

Ja merkkejä siitä, että CPQ on vielä liian aikaista:

• Tarjouspyynnöt tulevat ilman mittoja. CPQ:lla ei ole mitään laskettavaa, ennen kuin tiedot ovat täydelliset.
• Hinnaston ymmärtää yksi ihminen. Ensin säännöt pitää saada hänen päästään kirjalliseen muotoon.
• Omistaja tekee tarjoukset iltaisin ja hyväksyy ne myös itse.

Mistä mittatilausvalmistaja aloittaa

Kun yritys valmistaa tai asentaa mittatilauksena saunoja, piharakennuksia, katoksia, aitoja tai terassikattoja, toimiva järjestys on kolme vaihetta:

1. Hinnasto ja rajoitukset sääntöinä. Kirjaa mitat, ruudukot, lisähinnat ja huomautukset kuten ”huom, yli 4 m eri palkki” niin, että yrityksen ulkopuolinenkin ymmärtää ne. Mitä kaikkea kannattaa valmistella, kerrotaan artikkelissa Mitä tuotekonfiguraattoria varten valmistellaan.
2. Asiakkaalta täydellinen tarjouspyyntö. Verkkosivun konfiguraattori hoitaa configure- ja price-vaiheen jo ennen ensimmäistä sähköpostia. Myyjä saa mitat, varustelun ja yhteystiedot kerralla.
3. Virallinen tarjous, alennukset ja ERP myöhemmin. Kun pullonkaulaksi tulee itse asiakirja tai hyväksyntä, on CPQ:n tai yksilöllisesti suunnitellun integraation vuoro olemassa olevaan järjestelmääsi.

Kolmas vaihe on usein pienempi kuin miltä se näyttää. Kun tarjouspyyntö ja hinta ovat kunnossa, tarjouksesta jää jäljelle lähinnä asiakirja. Miten senkin saa nopeammaksi, kerrotaan artikkelissa Näin nopeutat tarjouslaskentaa mittatilaustöissä.

Mitä CPQ:sta treede kattaa

Kokonaisuutena treede-järjestelmä ei ole täysi CPQ-ratkaisu. Se kattaa lyhenteen kaksi ensimmäistä vaihetta ja tarjouspyynnön siirron myyjälle:

• Configure: asiakas kokoaa tuotteen 3D-konfiguraattorissa, ja konfiguraattori tarkistaa tuotesäännöt sovitussa laajuudessa.
• Price: hinta lasketaan hinnastostasi. Se, näkeekö asiakas hinnan ja miten, asetetaan myyntitapasi mukaan.
• Siirto: kokoonpanon voi tallentaa treede CRM:ään erittelyn, yhteystietojen ja suunnitelman linkin kanssa. Myyjä laatii tarjouksen sen pohjalta.
• Quote: esittely osaa jo viedä suunnitelman PDF-tiedostoksi. Käyttöönottosi PDF-tuloste on valmisteilla.
• Integraatio omaan CRM- tai ERP-järjestelmääsi: suunnitellaan yksilöllisesti järjestelmän rajapinnan mukaan. Kyse ei ole valmiiden liittimien luettelosta.

Konfiguraattori toimii omalla verkkotunnuksellasi tai treede-verkkotunnuksella, ja verkkosivusi linkittää siihen. Luettelossa on nyt 305 tuotetyyppiä. Käyttö maksaa alkaen 200 € / kk, ja käyttöönotto hinnoitellaan laajuuden mukaan. Tarkemmat tiedot ovat hinnoittelusivulla.

Usein kysytyt kysymykset

Onko CPQ osa CRM:ää?

Joskus on. Suuret CRM-järjestelmät tarjoavat CPQ:n omana moduulinaan, ja toiset yritykset käyttävät erillistä CPQ:ta, joka on liitetty CRM:ään. Asiallisesti kyse on kahdesta tehtävästä: CRM pitää kirjaa asiakkaasta ja kaupasta, CPQ tuotteesta, hinnasta ja tarjouksesta.

Mikä ero on CPQ:lla ja ERP:llä?

CPQ päättyy tarjoukseen ja allekirjoitettuun tilaukseen. ERP alkaa tilauksesta: se suunnittelee materiaalit, tuotannon, varaston ja laskutuksen. Niiden välinen integraatio pitää tarjouksen hinnan ja kokoonpanon samoina kuin ne, joista tuotanto valmistaa.

Mitä CPQ tarkoittaa suomeksi?

Configure, price, quote, vapaasti suomennettuna ”konfiguroi, hinnoittele, tarjoa”. Vakiintunutta suomenkielistä nimeä ei ole. Käytännössä puhutaan CPQ:sta tai CPQ-järjestelmästä.

Voiko asiakaskin käyttää CPQ:ta, vai vain myyjä?

Asiakaskin voi. Sitä kutsutaan itsepalvelu-CPQ:ksi: asiakas kokoaa tuotteen verkkosivulla itse, ja myyjä saa valmiin tarjouspyynnön tai jopa tarjousluonnoksen. Mittatilausmyynnissä tätä vastaa useimmiten verkkosivun tuotekonfiguraattori, jonka hinnat tulevat hinnastostasi.

Mitä vastata siihen sähköpostiin

Sähköpostin otsikolla ”CPQ yrityksellesi” voit nyt lukea rauhassa. Jos tarjouspyyntösi tulevat ilman mittoja ja hinnaston tuntee yksi ihminen, CPQ ei ole vielä ensimmäinen investointisi. Aloita säännöistä ja täydellisistä tarjouspyynnöistä. Valmiuden tarkistuslista näyttää, oletko valmis. Ja tiedostolla hinnasto_FINAL_v7.xlsx on vihdoin mahdollisuus jäädä viimeiseksi versioksi.