Predstavte si e-mail od dodávateľa softvéru s predmetom „CPQ pre vašu firmu". Váš cenník pritom žije v súbore cennik_FINAL_v7.xlsx a najnovší dopyt v schránke znie „Koľko stojí pergola?". Bez rozmerov, zato s úprimným záujmom.
CPQ (z angličtiny configure, price, quote, teda nakonfigurovať, naceniť, ponúknuť) je softvér alebo postup, ktorý pomáha zostaviť konfiguráciu produktu, ktorú možno vyrobiť, spočítať k nej cenu podľa pravidiel a vystaviť ponuku. Zvyčajne s ním pracuje obchodník a býva prepojený s CRM a ERP. Pre firmu na mieru s 5 až 20 ľuďmi je prvým krokom väčšinou kompletné zadanie od zákazníka a cenník prepísaný do pravidiel. Celý CPQ systém prichádza na rad neskôr.
Čo znamená CPQ: configure, price, quote
Skratka opisuje tri kroky, ktoré firma na mieru robí aj dnes, len často v hlave obchodníka a v Exceli. CPQ ich zapisuje ako pravidlá, aby dopadli rovnako bez ohľadu na to, kto práve ponuku píše. Príklady nižšie sú pravidlá, podľa ktorých naozaj počítajú konfigurátory treede pre verandy a ploty.
Configure: zostava, ktorú možno vyrobiť
Prvý krok overí, či sa zvolená kombinácia dá vyrobiť a namontovať. Vkus nechá na zákazníkovi, výrobné limity nie.
- Veranda: sklenená strecha môže mať výsuv najviac 4 m, polykarbonátová najviac 5 m. Dlhší výsuv konfigurátor pri sklenenej streche nepovolí, aj keď ho zákazník predtým nastavil pri polykarbonáte.
- Plot: jednokrídlová bránka má šírku 900 alebo 1 000 mm, dvojkrídlová aj posuvná brána 3 000, 3 500 alebo 4 000 mm. Ďalšiu bránku konfigurátor pridá, len ak sa jej otvor ešte zmestí na danú stranu plota vedľa tých, ktoré tam už sú.
Keď tento krok robí zákazník sám na webe, hovorí sa mu produktový konfigurátor. Čo presne robí, vysvetľuje článok Čo je 3D konfigurátor produktu a ako funguje. V čom sa konfigurátor od CPQ líši a kto s ktorým pracuje, rozoberá porovnanie produktového konfigurátora a CPQ.
Price: cena z pravidiel, nie z pamäti
Druhý krok spočíta cenu podľa cenníka, a to aj s jeho výnimkami. Práve výnimky si dnes zvyčajne pamätá jeden človek.
- Veranda, cenová mriežka: základná cena strechy sa číta z mriežky so šírkami po celých metroch od 3 m a výsuvmi po pol metri od 2,5 m. Rozmer medzi čiarami mriežky sa počíta ako najbližšia väčšia bunka, takže veranda 4,2 × 2,8 m sa nacení ako 5 × 3 m.
- Veranda, krytina: sklenená strecha sa počíta ako polykarbonátová, vynásobená koeficientom skla. Pri výsuve nad 3,5 m je tento koeficient vyšší.
- Veranda, sneh: zosilnenie na vyššie snehové zaťaženie sa pripočíta za každý meter štvorcový skutočnej plochy strechy.
- Plot: bežný hliníkový stĺpik má profil 60 mm. Pri výške plota nad 1 500 mm ho konfigurátor sám zmení na 80 mm, od 2 000 mm na 100 mm a pri posuvnej bráne použije najmenej 80 mm. Cena stĺpikov sa počíta podľa profilu, ktorý z toho vyjde.
Žiadne z týchto pravidiel nie je zložité. Zložité je pamätať si všetky naraz o desiatej večer pri štvrtej ponuke dňa.
Quote: ponuka, ktorú možno poslať a schváliť
Tretí krok z konfigurácie a ceny vyrobí dokument. Ponuka z CPQ zvyčajne obsahuje špecifikáciu, cenu po položkách, prípadnú zľavu, platnosť a podmienky dodania. Väčšie CPQ systémy k tomu pridávajú schvaľovanie: zľavu nad dohodnutú hranicu musí potvrdiť vedúci obchodu skôr, než ponuka odíde zákazníkovi. Na tomto kroku stojí veľká časť toho, čo dodávatelia CPQ predávajú, a pri firmách s jedným obchodníkom je to často krok, ktorý potrebujú najmenej.
Ako CPQ funguje: od pravidiel po podpísanú ponuku
V obchodnom cykle CPQ nastupuje vo chvíli, keď je jasné, čo zákazník chce, a treba mu poslať cenu. Postup je v rôznych systémoch podobný:
- Produktový model a pravidlá. Niekto raz zapíše, z čoho sa produkt skladá a čo sa s čím nedá kombinovať.
- Cenník ako pravidlá. Ceny, príplatky, mriežky a výnimky sa prepíšu tak, aby ich systém vedel uplatniť sám.
- Konfigurácia. Produkt poskladá obchodník, predajca alebo priamo zákazník na webe. Pravidlá z prvého kroku ho držia v medziach toho, čo sa dá vyrobiť.
- Cena a zľavy. Systém spočíta cenu z cenníka. Zľavy nad dohodnutú hranicu idú na schválenie.
- Dokument ponuky. Vznikne ponuka v jednotnej podobe, ktorú možno poslať a neskôr dohľadať.
- Odovzdanie ďalej. Obchodný prípad pokračuje v CRM a po podpise ide objednávka do ERP, kde sa z nej stane výroba.
Prvé dva kroky dajú najviac práce a žiadny softvér ich za firmu neurobí. Kroky tri až šesť potom bežia pri každej ponuke rovnako, či ju píše majiteľ, nový obchodník, alebo predajca v inom meste.
CPQ, CRM a ERP: čo drží ktorý systém
Tieto tri skratky sa v ponukách dodávateľov radi miešajú. Najjednoduchšie je rozdeliť ich podľa toho, čo si ktorý systém pamätá:
- CRM: zákazník, kontakt, obchodný prípad a jeho história. Kto sa pýtal, kedy, čo dostal a kedy mu treba zavolať.
- CPQ: produkt, pravidlá, cena a ponuka. Čo presne zákazník dostane a za koľko.
- ERP: objednávka, materiál a kusovník, výroba, sklad a faktúra. Čo treba nakúpiť, vyrobiť a vyfakturovať.
CPQ býva modulom CRM alebo samostatným systémom prepojeným s CRM aj s ERP. Hranice sa v praxi prekrývajú. Otázka „kde je platná cena" by však mala mať jednu odpoveď, inak sa po čase rozíde ponuka s faktúrou. Ako sa dá konfigurátor prepojiť so systémami, ktoré už používate, ukazuje prehľad napojení.
Kedy firma CPQ potrebuje
CPQ dáva zmysel, keď je úzkym hrdlom samotná ponuka. Typické signály:
- Ten istý produkt ponúka viac obchodníkov alebo predajcov a každý ho nacení trochu inak.
- Zľavy sa schvaľujú a dnes to prebieha na chodbe alebo po telefóne.
- Ceny v ponuke sa musia zhodovať s ERP, z ktorého sa potom vyrába a fakturuje.
- Ponuky sa vracajú pre chybu v kombinácii, ktorú si niekto všimol až vo výrobe.
A signály, že je na CPQ ešte skoro:
- Dopyty chodia bez rozmerov. CPQ nemá z čoho počítať, kým zadanie nie je kompletné.
- Cenníku rozumie jeden človek. Najprv treba pravidlá dostať z jeho hlavy do písomnej podoby.
- Ponuky robí majiteľ večer a schvaľuje ich sám sebe.
Kde začína výrobca pergol, plotov a verand
Pre firmu, ktorá vyrába alebo montuje produkty na mieru, sa osvedčuje poradie v troch krokoch:
- Cenník a obmedzenia do pravidiel. Rozmery, mriežky, príplatky aj poznámky typu „pozor, nad 4 m iný nosník" zapíšte tak, aby im rozumel aj niekto mimo firmy. Čo všetko k tomu pripraviť, je v článku Podklady pre produktový konfigurátor.
- Kompletné zadanie od zákazníka. Konfigurátor na webe urobí configure a price ešte pred prvým e-mailom. Obchodník dostane rozmery, výbavu a kontakt naraz.
- Formálna ponuka, zľavy a ERP neskôr. Keď sa úzkym hrdlom stane samotný dokument alebo schvaľovanie, príde na rad CPQ alebo individuálne napojenie na systém, ktorý už máte.
Tretí krok býva menší, než vyzerá. Keď sú zadanie a cena v poriadku, z ponuky ostáva hlavne dokument. Ako zrýchliť aj ten, opisuje článok Ako zrýchliť tvorbu cenových ponúk na mieru.
Čo z CPQ pokrýva treede a čo nie
Systém treede nie je plné CPQ riešenie. Pokrýva prvé dva kroky skratky a odovzdanie dopytu obchodníkovi:
- Configure: zákazník poskladá produkt v 3D konfigurátore a konfigurátor kontroluje produktové pravidlá v rozsahu zadania.
- Price: cena sa počíta z vášho cenníka. Či a ako ju zákazník uvidí, sa nastavuje podľa vášho predaja.
- Odovzdanie: konfiguráciu možno uložiť do treede CRM so špecifikáciou, kontaktom a odkazom na návrh. Ponuku z nej pripraví obchodník.
- Quote: V ukážke si môžete návrh exportovať do PDF. Výstup do PDF pre vaše nasadenie je v príprave.
- Napojenie na váš CRM alebo ERP: navrhujeme ho individuálne podľa rozhrania systému. Nejde o katalóg hotových konektorov.
Konfigurátor beží na vašej doméne alebo na doméne treede a váš web naň odkazuje. Katalóg treede dnes popisuje 305 produktových typov. Prevádzka stojí od 200 € mesačne a implementácia sa nacení podľa rozsahu, podrobnosti sú v cenníku.
Časté otázky
Je CPQ súčasť CRM?
Niekedy áno. Veľké CRM systémy ponúkajú CPQ ako vlastný modul, iné firmy používajú samostatné CPQ prepojené s CRM. Vecne ide o dve úlohy: CRM drží zákazníka a obchodný prípad, CPQ produkt, cenu a ponuku.
Aký je rozdiel medzi CPQ a ERP?
CPQ končí ponukou a podpísanou objednávkou. ERP objednávkou začína: plánuje materiál, výrobu, sklad a faktúru. Prepojenie medzi nimi slúži na to, aby cena a zostava v ponuke boli tie isté, z ktorých sa vyrába.
Čo znamená skratka CPQ po slovensky?
Configure, price, quote, voľne preložené „nakonfigurovať, naceniť, ponúknuť". Ustálený slovenský názov nemá. V praxi sa hovorí CPQ alebo systém na tvorbu cenových ponúk.
Môže CPQ používať aj zákazník, nielen obchodník?
Áno, hovorí sa tomu samoobslužné CPQ. Zákazník si produkt poskladá na webe sám a obchodník dostane hotové zadanie alebo rovno návrh ponuky. Pri predaji na mieru tomu najčastejšie zodpovedá produktový konfigurátor na webe s cenou z cenníka.
Čo odpísať na ten e-mail
E-mail s predmetom „CPQ pre vašu firmu" si teraz môžete prečítať pokojne. Ak vám dopyty chodia bez rozmerov a cenník pozná jeden človek, CPQ ešte nie je prvá investícia. Začnite pravidlami a kompletným zadaním. Či ste na to pripravení, ukáže kontrolný zoznam. A cennik_FINAL_v7.xlsx má konečne šancu stať sa naozaj posledným.
