Co je CPQ a kdy ho výrobce na míru potřebuje

Představte si e-mail od dodavatele softwaru s předmětem „CPQ pro vaši firmu". Váš ceník přitom bydlí v souboru cenik_FINAL_v7.xlsx a nejnovější poptávka ve schránce zní „Kolik stojí pergola?". Bez rozměrů, zato s upřímným zájmem.

CPQ (z angličtiny configure, price, quote, tedy nakonfigurovat, nacenit, nabídnout) je software nebo postup, který pomáhá sestavit konfiguraci výrobku, kterou lze vyrobit, spočítat k ní cenu podle pravidel a vystavit nabídku. Obvykle s ním pracuje obchodník a bývá propojený s CRM a ERP. Pro firmu na míru s 5 až 20 lidmi je prvním krokem většinou úplné zadání od zákazníka a ceník přepsaný do pravidel. Celý CPQ systém přichází na řadu později.

Co znamená CPQ: configure, price, quote

Zkratka popisuje tři kroky, které firma na míru dělá už dnes, jen často v hlavě obchodníka a v Excelu. CPQ je zapisuje jako pravidla, aby dopadly stejně bez ohledu na to, kdo zrovna nabídku píše. Příklady níže jsou pravidla, podle kterých opravdu počítají konfigurátory treede pro verandy a ploty.

Configure: sestava, kterou lze vyrobit

První krok ověří, jestli se zvolená kombinace dá vyrobit a namontovat. Vkus nechá na zákazníkovi, výrobní limity ne.

• Veranda: skleněná střecha může mít výsuv nejvýš 4 m, polykarbonátová nejvýš 5 m. Delší výsuv konfigurátor u skleněné střechy nepovolí, i když ho zákazník předtím nastavil u polykarbonátu.
• Plot: jednokřídlá branka má šířku 900 nebo 1 000 mm, dvoukřídlá i posuvná brána 3 000, 3 500 nebo 4 000 mm. Další branku konfigurátor přidá, jen pokud se její otvor ještě vejde na danou stranu plotu vedle těch, které tam už jsou.

Když tento krok dělá zákazník sám na webu, říká se mu produktový konfigurátor. Co přesně dělá, vysvětluje článek Co je 3D konfigurátor produktu. V čem se konfigurátor od CPQ liší a kdo s kterým pracuje, rozebírá srovnání produktového konfigurátoru a CPQ.

Price: cena z pravidel, ne z paměti

Druhý krok spočítá cenu podle ceníku, a to i s jeho výjimkami. Právě výjimky si dnes obvykle pamatuje jeden člověk.

• Veranda, cenová mřížka: základní cena střechy se čte z mřížky se šířkami po celých metrech od 3 m a výsuvy po půl metru od 2,5 m. Rozměr mezi čarami mřížky se počítá jako nejbližší větší buňka, takže veranda 4,2 × 2,8 m se nacení jako 5 × 3 m.
• Veranda, krytina: skleněná střecha se počítá jako polykarbonátová, vynásobená koeficientem skla. Při výsuvu nad 3,5 m je tento koeficient vyšší.
• Veranda, sníh: zesílení na vyšší sněhové zatížení se připočítá za každý metr čtvereční skutečné plochy střechy.
• Plot: běžný hliníkový sloupek má profil 60 mm. Při výšce plotu nad 1 500 mm ho konfigurátor sám změní na 80 mm, od 2 000 mm na 100 mm a u posuvné brány použije nejméně 80 mm. Cena sloupků se počítá podle profilu, který z toho vyjde.

Žádné z těch pravidel není složité. Složité je pamatovat si je všechna najednou v deset večer u čtvrté nabídky dne.

Quote: nabídka, kterou lze poslat a schválit

Třetí krok udělá z konfigurace a ceny dokument. Nabídka z CPQ obvykle obsahuje specifikaci, cenu po položkách, případnou slevu, platnost a dodací podmínky. Větší CPQ systémy k tomu přidávají schvalování: slevu nad dohodnutou hranici musí potvrdit vedoucí obchodu dřív, než nabídka odejde zákazníkovi. Na tomhle kroku stojí velká část toho, co dodavatelé CPQ prodávají, a firmy s jedním obchodníkem ho často potřebují nejméně.

Jak CPQ funguje: od pravidel po podepsanou nabídku

V obchodním cyklu CPQ nastupuje ve chvíli, kdy je jasné, co zákazník chce, a je potřeba mu poslat cenu. Postup je v různých systémech podobný:

1. Produktový model a pravidla. Někdo jednou zapíše, z čeho se výrobek skládá a co se s čím nedá kombinovat.
2. Ceník jako pravidla. Ceny, příplatky, mřížky a výjimky se přepíšou tak, aby je systém uměl uplatnit sám.
3. Konfigurace. Výrobek sestaví obchodník, prodejce nebo přímo zákazník na webu. Pravidla z prvního kroku ho drží v mezích toho, co se dá vyrobit.
4. Cena a slevy. Systém spočítá cenu z ceníku. Slevy nad dohodnutou hranici jdou ke schválení.
5. Dokument nabídky. Vznikne nabídka v jednotné podobě, kterou lze poslat a později dohledat.
6. Předání dál. Obchodní případ pokračuje v CRM a po podpisu jde objednávka do ERP, kde se z ní stane výroba.

První dva kroky dají nejvíc práce a žádný software je za firmu neudělá. Kroky tři až šest pak běží u každé nabídky stejně, ať ji píše majitel, nový obchodník, nebo prodejce v jiném městě.

CPQ, CRM a ERP: co drží který systém

Tyhle tři zkratky se v nabídkách dodavatelů rády míchají. Nejjednodušší je rozdělit je podle toho, co si který systém pamatuje:

• CRM: zákazník, kontakt, obchodní případ a jeho historie. Kdo se ptal, kdy, co dostal a kdy mu je třeba zavolat.
• CPQ: výrobek, pravidla, cena a nabídka. Co přesně zákazník dostane a za kolik.
• ERP: objednávka, materiál a kusovník, výroba, sklad a faktura. Co je třeba nakoupit, vyrobit a vyfakturovat.

CPQ bývá modulem CRM, nebo samostatným systémem propojeným s CRM i s ERP. Hranice se v praxi překrývají. Otázka „kde je platná cena" by ale měla mít jednu odpověď, jinak se časem rozejde nabídka s fakturou. Jak se dá konfigurátor propojit se systémy, které už používáte, ukazuje přehled napojení.

Kdy firma CPQ potřebuje

CPQ dává smysl, když je úzkým hrdlem samotná nabídka. Typické signály:

• Tentýž výrobek nabízí víc obchodníků nebo prodejců a každý ho nacení trochu jinak.
• Slevy se schvalují a dnes to probíhá na chodbě nebo po telefonu.
• Ceny v nabídce musí sedět s ERP, ze kterého se pak vyrábí a fakturuje.
• Nabídky se vracejí kvůli chybě v kombinaci, kterou si někdo všiml až ve výrobě.

A signály, že je na CPQ ještě brzy:

• Poptávky chodí bez rozměrů. CPQ nemá z čeho počítat, dokud zadání není úplné.
• Ceníku rozumí jeden člověk. Nejdřív je potřeba dostat pravidla z jeho hlavy na papír.
• Nabídky dělá majitel večer a schvaluje si je sám.

Kde začíná výrobce pergol, plotů a verand

Pro firmu, která vyrábí nebo montuje výrobky na míru, se osvědčuje pořadí ve třech krocích:

1. Ceník a omezení do pravidel. Rozměry, mřížky, příplatky i poznámky typu „pozor, nad 4 m jiný nosník" zapište tak, aby jim rozuměl i někdo mimo firmu. Co všechno k tomu připravit, je v článku Podklady pro produktový konfigurátor.
2. Úplné zadání od zákazníka. Konfigurátor na webu udělá configure a price ještě před prvním e-mailem. Obchodník dostane rozměry, výbavu a kontakt najednou.
3. Formální nabídka, slevy a ERP později. Až se úzkým hrdlem stane samotný dokument nebo schvalování, přijde na řadu CPQ nebo individuální napojení na systém, který už máte.

Třetí krok bývá menší, než vypadá. Když jsou zadání a cena v pořádku, z nabídky zbývá hlavně dokument. Jak zrychlit i ten, popisuje článek Jak zrychlit tvorbu cenových nabídek na míru.

Co z CPQ pokrývá treede a co ne

Systém treede není plné CPQ řešení. Pokrývá první dva kroky zkratky a předání poptávky obchodníkovi:

• Configure: zákazník sestaví výrobek ve 3D konfigurátoru a konfigurátor kontroluje produktová pravidla v rozsahu zadání.
• Price: cena se počítá z vašeho ceníku. Jestli a jak ji zákazník uvidí, se nastavuje podle vašeho prodeje.
• Předání: konfiguraci lze uložit do treede CRM se specifikací, kontaktem a odkazem na návrh. Nabídku z ní připraví obchodník.
• Quote: V ukázce si můžete návrh exportovat do PDF. Výstup do PDF pro vaše nasazení je v přípravě.
• Napojení na vaše CRM nebo ERP: navrhujeme ho individuálně podle rozhraní systému. Nejde o katalog hotových konektorů.

Konfigurátor běží na vaší doméně nebo na doméně treede a váš web na něj odkazuje. Katalog treede dnes popisuje 305 produktových typů. Provoz stojí od 200 € měsíčně a implementace se nacení podle rozsahu, podrobnosti jsou v ceníku.

Časté dotazy

Je CPQ součástí CRM?

Někdy ano. Velké CRM systémy nabízejí CPQ jako vlastní modul, jiné firmy používají samostatné CPQ propojené s CRM. Věcně jde o dvě úlohy: CRM drží zákazníka a obchodní případ, CPQ výrobek, cenu a nabídku.

Jaký je rozdíl mezi CPQ a ERP?

CPQ končí nabídkou a podepsanou objednávkou. ERP objednávkou začíná: plánuje materiál, výrobu, sklad a fakturu. Propojení mezi nimi slouží k tomu, aby cena a sestava v nabídce byly tytéž, ze kterých se vyrábí.

Co znamená zkratka CPQ česky?

Configure, price, quote, volně přeloženo „nakonfigurovat, nacenit, nabídnout". Ustálený český název nemá. V praxi se říká CPQ nebo systém pro tvorbu cenových nabídek.

Může CPQ používat i zákazník, nejen obchodník?

Ano, říká se tomu samoobslužné CPQ. Zákazník si výrobek sestaví na webu sám a obchodník dostane hotové zadání nebo rovnou návrh nabídky. Při prodeji na míru tomu nejčastěji odpovídá produktový konfigurátor na webu s cenou z ceníku.

Co odepsat na ten e-mail

E-mail s předmětem „CPQ pro vaši firmu" si teď můžete přečíst v klidu. Pokud vám poptávky chodí bez rozměrů a ceník zná jeden člověk, CPQ ještě není první investice. Začněte pravidly a úplným zadáním. Jestli jste na to připravení, ukáže kontrolní seznam. A cenik_FINAL_v7.xlsx má konečně šanci stát se opravdu posledním.