Tarjouspohja mittatilaustöihin

Kuvittele, että tarjous pergolasta lähtee perjantaina yhtenä summana sähköpostissa. Maanantaiaamuna puhelin soi: ”Sisältyykö asennus? Entä se väri, josta puhuimme? Ja sivuseinä, samanlainen kuin naapurilla?” Myyjä avaa lähettämänsä tarjouksen ja etsii vastausta, jota siinä ei ole.

Hyvässä tarjouspohjassa mittatilaustöihin on tavallisten tietojen lisäksi tarkat tuotteen tiedot, hinta riveittäin, lista siitä, mitä hinta ei sisällä, tieto siitä, onko kyse suuntaa-antavasta hinta-arviosta vai sitovasta tarjouksesta, sekä päivämäärä, johon asti tarjous on voimassa. Koko pohja on alla osa kerrallaan, ja voit ladata tarjouspohjan Word-tiedostona maksutta ja ilman rekisteröitymistä.

Mitä jokaisessa tarjouksessa pitää olla

Perusta on sama yksinyrittäjälle ja pergolavalmistajalle. Ilman näitä tietoja tarjous ei näytä tarjoukselta:

• Otsikko ja numero. Tarjouksen numero ja versio, jotta voit sanoa ”versio 2 on voimassa” etkä ”se tiistainen”.
• Toimittaja. Yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus ja tarjouksen laatija.
• Asiakas. Nimi tai yritys, osoite ja yhteystiedot. Mittatilaustyössä myös asennuspaikka, joka ei aina ole asiakkaan osoite.
• Päiväys ja voimassaolo. Mihin asti tarjous on voimassa, päivämääränä.
• Rivit ja hinta. Mitä asiakas ostaa ja mihin hintaan, sekä loppusumma.
• Ehdot. Toimitusaika, ennakkomaksu ja maksuehto.
• Yhteyshenkilö ja seuraava vaihe. Kenelle asiakas soittaa ja mitä hän tekee, kun tarjous sopii.

Jokainen laskutusohjelman pohja kattaa tämän. Varastotuotteelle se riittääkin: tuotteella on koodi ja hinta.

Mitä mittatilaustyön tarjous tarvitsee lisäksi

Asiakas ei ole vielä nähnyt mittatilaustuotetta. Hän ostaa mitat, version ja lupauksen siitä, että kokonaisuus sopii hänen taloonsa. Siksi tarjouksen pitää kertoa enemmän:

• Tuotteen tiedot. Mitat, malli, versio, väri ja lisävarusteet, jokainen erikseen. Toive ”antrasiitti, mutta vähän vaaleampi” kuuluu tuotteen tietoihin värin nimenä värikartastasi. Puhelun mielikuvaa ei kukaan muista puolen vuoden päästä.
• Hinta riveittäin. Perushinta koon mukaan ja jokainen lisävaruste omalla rivillään määrän ja yksikön kanssa. Asiakas näkee, mikä maksaa mitäkin, ja muutos tarkoittaa yhden rivin uutta laskentaa.
• Mitä hinta ei sisällä. Maanrakennustyöt, perustukset, sähkötyöt, kuljetus tietyn matkan yli, luvat. Mitä et kirjoita, sen asiakas olettaa sisältyvän hintaan.
• Hinta-arvio vai sitova tarjous. Suuntaa-antava hinta-arvio lasketaan mitoista ja hinnaston säännöistä. Sitova tarjous tulee mittauskäynnin jälkeen. Kerro, kummasta on kyse, ja hinta-arviossa myös se, mikä voi vielä muuttua.
• Mitä mittauskäynti tarkistaa. Alusta, maasto, pääsy paikalle ja seinä, johon rakenne kiinnitetään. Asiakas tietää etukäteen, miksi mittauskäynti tehdään.
• Mistä hinnastosta hinta on. Hinnaston päivämäärä tai versio. Kun profiilien hinnat muuttuvat, tiedät, mistä hinnastosta tarjous on laskettu.
• Luonnos tai visualisointi. Yksinkertainenkin luonnos mittoineen näyttää, mihin pylväs ja sivuseinä tulevat. Teksti kertoo sen hitaammin.

Mikään pohja ei korvaa mittauskäyntiä. Hyvä tarjous kertoo asiakkaalle, mitä käynnillä mitataan ja mitkä rivit voivat sen jälkeen muuttua.

Tarjouspohja osa kerrallaan

Pohja on tehty niin, että sen voi täyttää saunalle, piharakennukselle, pergolalle, aidalle tai lasiterassille. Korvaa hakasulkeissa oleva teksti omallasi.

Otsikko ja osapuolet

• Tarjous nro [2026-001], versio [1]
• Päiväys [päivämäärä], voimassa [päivämäärä] asti
• Tarjouksen tyyppi: suuntaa-antava hinta-arvio tai sitova tarjous
• Toimittaja: yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus, laatija, puhelin, sähköposti
• Asiakas: nimi tai yritys, osoite, puhelin, sähköposti, asennuspaikka

Tuotteen tiedot

Esimerkki pergolasta:

• tuote ja malli: [lamellipergola, malli …]
• mitat: [leveys × syvyys × korkeus mm]
• versio: [seinään kiinnitetty tai vapaasti seisova]
• rungon väri: [nimi värikartastasi]
• lisävarusteet: [sivuseinä oikealla, LED-valaistus]
• asennus ja alusta: [betoniplintit, kiveys]
• liite: [luonnos tai visualisointi]

Aidassa kentät ovat osuuksien pituudet, kulmat, korkeus, täyte, väri sekä portit ja käyntiportit. Lasiterassissa mukaan tulevat katon lasitus ja sivujen seinät.

Hinta riveittäin

Jokaisella rivillä on kuvaus, määrä, yksikkö, yksikköhinta ja summa:

• Perusmalli koon mukaan: 1 kpl, … €
• Sivuseinä: [määrä] jm, … €
• LED-valaistus: [määrä] kpl, … €
• Pylväiden perustukset: [määrä] pylvästä, … €
• Kuljetus: … €
• Asennus: … €

Rivien alle tulee loppusumma.

Mitä hinta ei sisällä ja mitä mittauskäynti tarkistaa

• Hinta ei sisällä: [maanrakennustyöt ja perustukset, sähkötyöt, kuljetus yli … km, rakennelaskelmat tai lupa, vanhan rakenteen purku].
• Hinta-arviossa: hinta voi muuttua mittauskäynnin jälkeen, lähinnä riveillä [ … ].
• Mittauskäynnillä tarkistamme: [alusta, maasto, pääsy paikalle, kiinnitysseinä, johdot ja putket].
• Hinta perustuu hinnastoon, joka on voimassa [päivämäärä] alkaen.

Voimassaolo, toimitusaika ja maksu

• Tarjous on voimassa [päivämäärä] asti.
• Valmistus ja asennus: [… viikon kuluessa vahvistuksesta].
• Ennakkomaksu: [summa tai ”ei ennakkomaksua”], loppumaksu ja maksuehto: [ … ].

Yhteystiedot ja seuraava vaihe

• Jos tarjous sopii, vahvista se [sähköpostilla tai allekirjoituksella] viimeistään [päivämäärä].
• Hinta-arvion jälkeen ehdotamme aikaa mittauskäynnille.
• Yhteyshenkilö: [nimi, puhelin, sähköposti].

Voit ladata koko pohjan Word-tiedostona. Se on maksuton, ei vaadi rekisteröitymistä ja aukeaa Wordissa, LibreOfficessa ja Google Docsissa. Muokkaa kenttiä ja rivejä oman tuotteesi mukaan.

Näin konfiguraattori täyttää tarjouksen hinnastosta

Kaikki yllä olevat rivit voi täyttää käsin. Yhtä hyvin ne voi koota konfiguraattori, jolla on hinnastosi säännöt. Olemassa oleva perusta lasiterassille hinnoittelee treede-ratkaisussa rivi riviltä samalla tavalla kuin pohja:

• Koko. Hintaa varten leveys pyöristetään ylöspäin kokonaisiin metreihin, vähintään 3 m, ja syvyys puoleen metriin, vähintään 2,5 m. 4,2 m leveä lasiterassi hinnoitellaan siis 5 m levyisenä.
• Lisävarusteet yksiköittäin. Seinät ja niiden yläpuolen kolmiot hinnoitellaan aukon juoksumetreinä, ZIP-screenit, kohdevalot ja infrapunalämmittimet kappaleina, valonauhat metreinä ja perustukset pylväittäin.
• Pienellä painettu teksti. Hinnan alla on sen hinnaston päivämäärä, josta hinta on laskettu. Jos asiakas tekee perustukset itse, mukaan tulee rivi, että hän tekee ne piirustuksen mukaan.

Esittely osaa jo viedä suunnitelman PDF-tiedostoksi päivämäärineen, kokoonpanon riveineen, hintariveineen, loppusummineen, pienellä painettuine teksteineen ja kuvineen. Esittelyn hinnat ovat esimerkkejä. Käyttöönottosi PDF-tuloste on valmisteilla. Konfiguraatio tallennetaan treede-ratkaisussa treede CRM:ään erittelyn, yhteystietojen ja suunnitelmaan johtavan linkin kanssa.

Ero käsin täytettävään pohjaan on siinä, kuka rivit kokoaa. Asiakas valitsee sallituista vaihtoehdoista, ja hinta kulkee samojen sääntöjen läpi kuin myyjän tarjous. Miten hinnastosta tulee sääntöjä, kerrotaan artikkelissa Miksi Excel-hinnastostasi kannattaa tehdä 3D-konfiguraattori.

Vertaisarvioitu tutkimus 14 teknisesti suuntautuneesta yrityksestä (Haug, Hvam ja Mortensen, 2011) havaitsi, että tuotekonfiguraattorin käyttöönoton jälkeen tarjouksen sisäinen laatimisaika lyheni keskimäärin 85,5 %. Tutkimus mittasi tarjoustyötä eikä verkkomyyntiä. Menetelmä on kuvattu tutkimuksen julkaisussa.

Tavallisia virheitä tarjouspohjassa

• Yksi summa ilman rivejä. Asiakas ei tiedä, mitä hän vertaa, ja ensimmäinen muutos tarkoittaa koko tarjouksen uutta laskentaa.
• ”Asennus sisältyy” ilman rajausta. Sisältyykö kuljetus? Perustukset? Vanhan katoksen poisvienti? Kirjoita, mitä asennus kattaa.
• Voimassaolo puuttuu. Keväinen tarjous palaa syyskuussa, ja asiakas pitää sitä voimassa olevana.
• Hinta vanhasta hinnastosta. hinnasto_FINAL_v7_oikeasti_viimeinen.xlsx ja hinnasto_FINAL_v8.xlsx eroavat näytöllä yhden merkin verran. Tarjouksessa ne eroavat summan verran.
• Ei numeroa eikä versiota. Kolmen muutoskierroksen jälkeen kukaan ei tiedä, mikä versio on voimassa.

Miten valmiiseen tarjoukseen pääsee nopeammin, kerrotaan artikkelissa Näin nopeutat tarjouslaskentaa mittatilaustöissä. Tarjous on kuitenkin vain niin tarkka kuin tarjouspyyntö, josta se syntyi. Mitä pyynnössä pitää olla, kerrotaan artikkelissa Mitä tarjouspyynnön pitää sisältää.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan tarjous on voimassa?

Sinä päätät, kuinka kauan tarjouksesi on voimassa. Kirjoita se päivämääränä, älä päivien määränä. Jos materiaalien hinnat muuttuvat usein, valitse lyhyempi voimassaolo ja kerro myös sen hinnaston päivämäärä, josta laskit.

Word, Excel vai PDF?

Excel sopii laskentaan ja Word tarjouksen tekstiin. Lähetä asiakkaalle PDF, jotta tarjousta ei voi muokata matkalla, ja säilytä alkuperäinen seuraavaa versiota varten. Tämän artikkelin pohja on Word-tiedosto, joten voit muokata sitä ilman muita ohjelmia.

Miten hinta-arvion ja sitovan tarjouksen erottaa?

Kirjoita se heti tarjousnumeron alle. Suuntaa-antava hinta-arvio perustuu mittoihin ja hinnaston sääntöihin ja kertoo, mikä voi muuttua mittauskäynnin jälkeen. Sitova tarjous tehdään mittauskäynnin jälkeen, ja se on voimassa, kun tuotteen tiedot eivät muutu.

Entä maanantain puhelu?

Tarjous, jossa on rivit, lista siitä, mitä hinta ei sisällä, ja voimassaolopäivä, vastaa asennuskysymykseen ennen kuin puhelin soi. Asiakas voi silti soittaa. Tällä kertaa hän kysyy, milloin mittauskäynti on.

Laske omilla luvuillasi, kuinka paljon aikaa tarjoukset vievät nyt, valmiuden tarkistuslistassa. Mitä konfiguraattori ja treede CRM maksavat, näet hinnoittelusta.