Cenová nabídka: vzor pro výrobu na míru

Představte si, že nabídka na pergolu odešla v pátek jako jedna částka v e-mailu. V pondělí ráno zvoní telefon: „A je v tom i montáž? A ta barva, o které jsme mluvili? A boční stěna, jakou má soused?“ Obchodník otevírá odeslanou nabídku a hledá odpověď, která v ní není.

Dobrý vzor cenové nabídky pro výrobu na míru má kromě běžných údajů i přesnou specifikaci, cenu po položkách, seznam toho, co cena nezahrnuje, údaj, zda je nabídka orientační, nebo závazná, a datum, do kdy platí. Celý vzor po blocích najdete níže a vzor cenové nabídky ve Wordu si můžete stáhnout zdarma, bez registrace.

Co musí obsahovat každá cenová nabídka

Základ je stejný pro živnostníka i pro výrobce pergol. Bez těchto údajů nabídka nevypadá jako nabídka:

• Hlavička a číslo. Číslo nabídky a verze, aby se dalo říct „platí verze 2“ místo „ta z úterý“.
• Dodavatel. Název firmy, adresa, IČO, DIČ, pokud ho máte, a kdo nabídku připravil.
• Odběratel. Jméno nebo firma, adresa a kontakt. Při výrobě na míru i místo montáže, které nemusí být adresou zákazníka.
• Datum vystavení a platnost. Do kdy nabídka platí, napsané datem.
• Položky a cena. Co zákazník kupuje a za kolik. Pokud jste plátce DPH, i cena bez DPH, DPH a celkem.
• Podmínky. Termín dodání, záloha a splatnost.
• Kontakt a další krok. Na koho se zákazník obrátí a co má udělat, když mu nabídka sedí.

Tohle pokrývá každý vzor z fakturačního programu. U zboží ze skladu to i stačí: zboží má kód, cenu a hotovo.

Co navíc potřebuje nabídka při výrobě na míru

Produkt na míru zákazník ještě neviděl. Kupuje rozměry, variantu a slib, že to celé bude u jeho domu sedět. Nabídka proto musí říct víc:

• Specifikace. Rozměry, model, varianta, barva a doplňky, každý údaj zvlášť. Přání „antracitovou, ale takovou světlejší“ patří do specifikace jako název barvy z vašeho vzorníku. Dojem z telefonu si za půl roku nikdo nepamatuje.
• Cena po položkách. Základ podle rozměru a každý doplněk na vlastním řádku s množstvím a jednotkou. Zákazník vidí, co ho kolik stojí, a při změně se přepočítá jeden řádek.
• Co cena nezahrnuje. Zemní práce, patky, elektřina, doprava nad určitou vzdálenost, povolení. Co nenapíšete, to zákazník považuje za zahrnuté.
• Orientační, nebo závazná. Orientační nabídka se počítá z rozměrů a pravidel ceníku. Závazná přichází po zaměření. Napište, která to je, a u orientační i to, co se ještě může změnit.
• Co ověří zaměření. Podklad, terén, přístup na místo a stěna, na kterou se konstrukce kotví. Zákazník předem ví, proč zaměření existuje.
• Z jakého ceníku je cena. Datum nebo verze ceníku. Když se ceny profilů změní, víte, ze kterého ceníku nabídka vznikla.
• Náčrt nebo vizualizace. I jednoduchý náčrt s rozměry ukáže, kde bude sloupek a kde boční stěna. Text to řekne pomaleji.

Zaměření žádný vzor nenahradí. Dobrá nabídka ale zákazníkovi řekne, co se na něm bude měřit a které řádky se po něm mohou pohnout.

Vzor cenové nabídky po blocích

Vzor je sestavený tak, aby se dal vyplnit pro pergolu, plot, verandu i zahradní domek. Text v hranatých závorkách nahraďte svým.

Hlavička a strany

• Cenová nabídka č. [2026-001], verze [1]
• Datum vystavení [datum], platná do [datum]
• Typ nabídky: orientační, nebo závazná
• Dodavatel: název firmy, adresa, IČO, DIČ, kdo nabídku vypracoval, telefon, e-mail
• Odběratel: jméno nebo firma, adresa, telefon, e-mail, místo montáže

Specifikace produktu

Příklad pro pergolu:

• produkt a model: [lamelová pergola, model …]
• rozměry: [šířka × hloubka × výška v mm]
• varianta: [ke zdi, nebo samostatně stojící]
• barva konstrukce: [název z vašeho vzorníku]
• doplňky: [boční stěna vpravo, LED osvětlení]
• montáž a podklad: [na betonové patky, na dlažbu]
• příloha: [náčrt nebo vizualizace]

U plotu se pole změní na délky úseků, rohy, výšku, výplň, barvu, brány a branky. U verandy přibude zasklení střechy a stěny po stranách.

Cena po položkách

Každý řádek má popis, množství, jednotku, jednotkovou cenu a částku:

• Základ modelu podle rozměru: 1 ks, … Kč
• Boční stěna: [počet] bm, … Kč
• LED osvětlení: [počet] ks, … Kč
• Patky pod sloupky: [počet] sloupků, … Kč
• Doprava: … Kč
• Montáž: … Kč

Pod řádky následuje cena celkem bez DPH, DPH a celkem s DPH. Pokud nejste plátce DPH, napište to místo řádku s daní.

Co cena nezahrnuje a co ověří zaměření

• Cena nezahrnuje: [zemní práce a patky, elektroinstalaci, dopravu nad … km, statický posudek nebo povolení, demontáž původní konstrukce].
• U orientační nabídky: cena se může po zaměření změnit, hlavně v položkách [ … ].
• Při zaměření ověříme: [podklad, terén, přístup na místo, stěnu pro kotvení, rozvody].
• Cena vychází z ceníku platného od [datum].

Platnost, termín a platba

• Nabídka platí do [datum].
• Termín výroby a montáže: [do … týdnů od potvrzení].
• Záloha: [výše nebo „bez zálohy“], doplatek a splatnost: [ … ].

Kontakt a další krok

• Pokud nabídka sedí, potvrďte ji [e-mailem nebo podpisem] do [datum].
• U orientační nabídky navrhneme termín zaměření.
• Kontakt: [jméno, telefon, e-mail].

Celý vzor si můžete stáhnout jako soubor Word. Je zdarma, bez registrace a otevře se ve Wordu, v LibreOffice i v Google Docs. Pole a řádky si upravte podle svého produktu.

Jak nabídku vyplní konfigurátor z ceníku

Všechny řádky výše se dají vyplnit ručně. Stejně tak je ale umí poskládat konfigurátor, který má pravidla z vašeho ceníku. Existující základ treede pro verandu se skleněnou střechou počítá cenu po řádcích stejně jako vzor:

• Rozměr. Šířka se pro cenu zaokrouhlí nahoru na celé metry, nejméně 3 m, a hloubka na půl metru, nejméně 2,5 m. Veranda široká 4,2 m se tedy ocení jako 5 m široká.
• Doplňky po jednotkách. Stěny a trojúhelníky nad stěnou se počítají za běžný metr otvoru, ZIP rolety, bodová světla a infrazářiče za kus, světelné pásy za metr a patky za sloupek.
• Drobné písmo. Pod cenou je datum ceníku, ze kterého vznikla. Když si zákazník patky připraví sám, přibude věta, že je připraví podle výkresu.

V ukázce si můžete návrh exportovat do PDF s daty, řádky konfigurace, cenou po položkách, celkovou částkou, drobným písmem a obrázkem návrhu. Ceny v ukázce jsou ilustrační. Výstup do PDF pro nasazení u klienta je v přípravě. V treede se konfigurace uloží do treede CRM se specifikací, kontaktem a odkazem na návrh.

Rozdíl oproti ručnímu vzoru je v tom, kdo řádky skládá. Zákazník vybírá z povolených možností a cena projde stejnými pravidly jako nabídka obchodníka. Jak se z ceníku stanou pravidla, rozebírá článek Proč by měl být váš ceník v Excelu 3D konfigurátor.

Recenzovaná studie 14 technicky orientovaných společností (Haug, Hvam a Mortensen, 2011) zjistila, že po nasazení produktového konfigurátoru se interní doba přípravy nabídky zkrátila v průměru o 85,5 %, přičemž měřila práci na nabídkách, a ne prodej na webu. Metodiku najdete v publikaci studie.

Časté chyby ve vzoru nabídky

• Jedna částka bez položek. Zákazník neví, co porovnává, a při první změně se celá nabídka počítá znovu.
• „Montáž v ceně“ bez rozsahu. Je v ní doprava? Patky? Odvoz staré stříšky? Napište, co montáž zahrnuje.
• Chybí platnost. Nabídka z jara se vrátí v září a zákazník ji bere jako platnou.
• Cena ze starého ceníku. cenik_FINAL_v7_fakt_posledni.xlsx a cenik_FINAL_v8.xlsx se na obrazovce liší jedním znakem. V nabídce se liší částkou.
• Nabídka bez čísla a verze. Po třech kolech změn nikdo neví, která verze platí.

Jak se k hotové nabídce dostat rychleji, popisuje článek Jak zrychlit tvorbu cenových nabídek na míru. Nabídka je ale jen tak přesná jako poptávka, ze které vznikla. Co má obsahovat, najdete v článku Co má obsahovat kvalitní poptávka na míru.

Časté dotazy

Jak dlouho platí cenová nabídka?

Do kdy nabídka platí, určujete vy. Napište to konkrétním datem, ne počtem dní. Když se ceny materiálu často mění, zvolte kratší platnost a uveďte i datum ceníku, ze kterého jste počítali.

Word, Excel, nebo PDF?

Excel se hodí na výpočet, Word na text nabídky. Zákazníkovi pošlete PDF, aby se nabídka cestou nedala přepsat, a originál si nechte na další verzi. Vzor z tohoto článku je ve Wordu, takže si ho upravíte bez dalšího programu.

Jak odlišit orientační a závaznou nabídku?

Napište to hned pod číslo nabídky. Orientační vychází z rozměrů a pravidel ceníku a uvádí, co se po zaměření může změnit. Závazná vzniká po zaměření a platí při nezměněné specifikaci.

A pondělní telefonát?

Nabídka s položkami, se seznamem toho, co cena nezahrnuje, a s datem platnosti odpoví na otázku o montáži dřív, než zazvoní telefon. Zákazník může zavolat i tak. Tentokrát se ale zeptá, kdy přijede zaměření.

Kolik času vám nabídky dnes berou, si spočítáte z vlastních čísel v kontrolním seznamu. A co stojí konfigurátor s treede CRM, najdete v ceníku.