Vzor cenovej ponuky pre výrobu na mieru

Predstavte si, že ponuka na pergolu odišla v piatok ako jedna suma v e-maile. V pondelok ráno zvoní telefón: „A je v tom aj montáž? A tá farba, o ktorej sme hovorili? A bočná stena, akú má sused?“ Obchodník otvára odoslanú ponuku a hľadá odpoveď, ktorá v nej nie je.

Dobrý vzor cenovej ponuky pre výrobu na mieru má okrem bežných údajov aj presnú špecifikáciu, cenu po položkách, zoznam toho, čo v cene nie je, údaj, či je ponuka orientačná alebo záväzná, a dátum, dokedy platí. Celý vzor po blokoch je nižšie a vzor cenovej ponuky vo Worde si môžete stiahnuť zadarmo, bez registrácie.

Čo musí obsahovať každá cenová ponuka

Základ je rovnaký pre živnostníka aj pre výrobcu pergol. Bez týchto údajov ponuka nevyzerá ako ponuka:

• Hlavička a číslo. Číslo ponuky a verzia, aby sa dalo povedať „platí verzia 2“ namiesto „tá z utorka“.
• Dodávateľ. Názov firmy, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, ak ho máte, a kto ponuku pripravil.
• Odberateľ. Meno alebo firma, adresa a kontakt. Pri výrobe na mieru aj miesto montáže, ktoré nemusí byť adresou zákazníka.
• Dátum vystavenia a platnosť. Dokedy ponuka platí, napísané dátumom.
• Položky a cena. Čo zákazník kupuje a za koľko. Ak ste platiteľ DPH, aj cena bez DPH, DPH a spolu.
• Podmienky. Termín dodania, záloha a splatnosť.
• Kontakt a ďalší krok. Na koho sa zákazník obráti a čo má urobiť, keď mu ponuka sedí.

Toto pokrýva každý vzor z fakturačného programu. Pri tovare zo skladu to aj stačí: tovar má kód, cenu a hotovo.

Čo navyše potrebuje ponuka pri výrobe na mieru

Produkt na mieru zákazník ešte nevidel. Kupuje rozmery, variant a sľub, že to celé bude sedieť pri jeho dome. Ponuka preto musí povedať viac:

• Špecifikácia. Rozmery, model, variant, farba a doplnky, každý údaj zvlášť. Želanie „antracitová, ale takú svetlejšiu“ patrí do špecifikácie ako názov farby z vášho vzorkovníka. Dojem z telefonátu si o pol roka nikto nepamätá.
• Cena po položkách. Základ podľa rozmeru a každý doplnok na vlastnom riadku s množstvom a jednotkou. Zákazník vidí, čo ho koľko stojí, a pri zmene sa prepočíta jeden riadok.
• Čo v cene nie je. Zemné práce, pätky, elektrina, doprava nad určitú vzdialenosť, povolenie. Čo nenapíšete, to zákazník považuje za zahrnuté.
• Orientačná, alebo záväzná. Orientačná ponuka sa počíta z rozmerov a pravidiel cenníka. Záväzná prichádza po obhliadke. Napíšte, ktorá to je, a pri orientačnej aj to, čo sa ešte môže zmeniť.
• Čo overí obhliadka. Podklad, terén, prístup na miesto a stena, na ktorú sa konštrukcia kotví. Zákazník vopred vie, prečo obhliadka existuje.
• Z akého cenníka je cena. Dátum alebo verzia cenníka. Keď sa ceny profilov zmenia, viete, z ktorého cenníka ponuka vznikla.
• Náčrt alebo vizualizácia. Aj jednoduchý náčrt s rozmermi ukáže, kde bude stĺpik a kde bočná stena. Text to povie pomalšie.

Obhliadku žiadny vzor nenahradí. Dobrá ponuka však zákazníkovi povie, čo sa na nej bude merať a ktoré riadky sa po nej môžu pohnúť.

Vzor cenovej ponuky po blokoch

Vzor je zostavený tak, aby sa dal vyplniť pre pergolu, plot, verandu aj záhradný domček. Text v hranatých zátvorkách nahraďte svojím.

Hlavička a strany

• Cenová ponuka č. [2026-001], verzia [1]
• Dátum vystavenia [dátum], platná do [dátum]
• Typ ponuky: orientačná, alebo záväzná
• Dodávateľ: názov firmy, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, kto ponuku vypracoval, telefón, e-mail
• Odberateľ: meno alebo firma, adresa, telefón, e-mail, miesto montáže

Špecifikácia produktu

Príklad pre pergolu:

• produkt a model: [lamelová pergola, model …]
• rozmery: [šírka × hĺbka × výška v mm]
• variant: [k stene, alebo samostatne stojaca]
• farba konštrukcie: [názov z vášho vzorkovníka]
• doplnky: [bočná stena vpravo, LED osvetlenie]
• montáž a podklad: [na betónové pätky, na dlažbu]
• príloha: [náčrt alebo vizualizácia]

Pri plote sa polia zmenia na dĺžky úsekov, rohy, výšku, výplň, farbu, brány a bránky. Pri verande pribudne zasklenie strechy a steny po stranách.

Cena po položkách

Každý riadok má popis, množstvo, jednotku, jednotkovú cenu a sumu:

• Základ modelu podľa rozmeru: 1 ks, … €
• Bočná stena: [počet] bm, … €
• LED osvetlenie: [počet] ks, … €
• Pätky pod stĺpy: [počet] stĺpikov, … €
• Doprava: … €
• Montáž: … €

Pod riadkami nasleduje cena spolu bez DPH, DPH a spolu s DPH. Ak nie ste platiteľ DPH, napíšte to namiesto riadku s daňou.

Čo v cene nie je a čo overí obhliadka

• Cena neobsahuje: [zemné práce a pätky, elektroinštaláciu, dopravu nad … km, statický posudok alebo povolenie, demontáž pôvodnej konštrukcie].
• Pri orientačnej ponuke: cena sa môže zmeniť po obhliadke, najmä v položkách [ … ].
• Na obhliadke overíme: [podklad, terén, prístup na miesto, stenu na kotvenie, rozvody].
• Cena vychádza z cenníka platného od [dátum].

Platnosť, termín a platba

• Ponuka platí do [dátum].
• Termín výroby a montáže: [do … týždňov od potvrdenia].
• Záloha: [výška alebo „bez zálohy“], doplatok a splatnosť: [ … ].

Kontakt a ďalší krok

• Ak ponuka sedí, potvrďte ju [e-mailom alebo podpisom] do [dátum].
• Pri orientačnej ponuke navrhneme termín obhliadky.
• Kontakt: [meno, telefón, e-mail].

Celý vzor si môžete stiahnuť ako súbor Word. Je zadarmo, bez registrácie a otvorí sa vo Worde, v LibreOffice aj v Google Docs. Polia a riadky si upravte podľa svojho produktu.

Ako ponuku vyplní konfigurátor z cenníka

Všetky riadky vyššie sa dajú vyplniť ručne. Rovnako ich však vie poskladať konfigurátor, ktorý má pravidlá z vášho cenníka. Existujúci základ treede pre verandu so sklenenou strechou počíta cenu po riadkoch rovnako ako vzor:

• Rozmer. Šírka sa pre cenu zaokrúhli nahor na celé metre, najmenej 3 m, a hĺbka na pol metra, najmenej 2,5 m. Veranda široká 4,2 m sa teda ocení ako 5 m široká.
• Doplnky po jednotkách. Steny a trojuholníky nad stenou sa počítajú za bežný meter otvoru, ZIP rolety, bodové svetlá a infražiariče za kus, svetelné pásy za meter a pätky za stĺpik.
• Drobné písmo. Pod cenou je dátum cenníka, z ktorého vznikla. Keď si zákazník pätky pripraví sám, pribudne veta, že ich pripraví podľa výkresu.

V ukážke si môžete návrh exportovať do PDF s dátumami, riadkami konfigurácie, cenou po položkách, celkovou sumou, drobným písmom a obrázkom návrhu. Ceny v ukážke sú ilustračné. PDF výstup pre nasadenie u klienta je v príprave. V treede sa konfigurácia uloží do treede CRM so špecifikáciou, kontaktom a odkazom na návrh.

Rozdiel oproti ručnému vzoru je v tom, kto riadky skladá. Zákazník vyberá z povolených možností a cena prejde rovnakými pravidlami ako ponuka obchodníka. Ako sa z cenníka stanú pravidlá, rozoberá článok Prečo by mal byť váš cenník v Exceli 3D konfigurátor.

Recenzovaná štúdia 14 technicky orientovaných spoločností (Haug, Hvam a Mortensen, 2011) zistila, že po nasadení produktového konfigurátora sa interný čas prípravy ponuky skrátil v priemere o 85,5 %, pričom merala prácu na ponukách, a nie predaj na webe. Metodiku nájdete v publikácii štúdie.

Časté chyby vo vzore ponuky

• Jedna suma bez položiek. Zákazník nevie, čo porovnáva, a pri prvej zmene sa celá ponuka počíta odznova.
• „Montáž v cene“ bez rozsahu. Je v nej doprava? Pätky? Odvoz starej striešky? Napíšte, čo montáž zahŕňa.
• Chýba platnosť. Ponuka z jari sa vráti v septembri a zákazník ju berie ako platnú.
• Cena zo starého cenníka. cennik_FINAL_v7_naozaj_posledny.xlsx a cennik_FINAL_v8.xlsx sa na obrazovke líšia jedným znakom. V ponuke sa líšia sumou.
• Ponuka bez čísla a verzie. Po troch kolách zmien nikto nevie, ktorá verzia platí.

Ako sa k hotovej ponuke dostať rýchlejšie, popisuje článok Ako zrýchliť tvorbu cenových ponúk na mieru. Ponuka je však taká presná ako dopyt, z ktorého vznikla. Čo má obsahovať, je v článku Čo má obsahovať kvalifikovaný dopyt na mieru.

Časté otázky

Ako dlho platí cenová ponuka?

Dokedy ponuka platí, určujete vy. Napíšte to konkrétnym dátumom, nie počtom dní. Keď sa ceny materiálu často menia, zvoľte kratšiu platnosť a uveďte aj dátum cenníka, z ktorého ste počítali.

Word, Excel alebo PDF?

Excel je dobrý na výpočet, Word na text ponuky. Zákazníkovi pošlite PDF, aby sa ponuka po ceste nedala prepísať, a originál si nechajte na ďalšiu verziu. Vzor z tohto článku je vo Worde, takže si ho upravíte bez ďalšieho programu.

Ako odlíšiť orientačnú a záväznú ponuku?

Napíšte to hneď pod číslo ponuky. Orientačná vychádza z rozmerov a pravidiel cenníka a uvádza, čo sa po obhliadke môže zmeniť. Záväzná vzniká po obhliadke a platí pri nezmenenej špecifikácii.

A pondelkový telefonát?

Ponuka s položkami, so zoznamom toho, čo v cene nie je, a s dátumom platnosti odpovie na otázku o montáži skôr, než zazvoní telefón. Zákazník môže zavolať aj tak. Tentoraz sa však opýta, kedy príde obhliadka.

Koľko času vám ponuky dnes berú, si spočítate z vlastných čísel v kontrolnom zozname. A čo stojí konfigurátor s treede CRM, nájdete v cenníku.