Maanantai, kello 7.40. Sähköpostissa odottaa uusia tarjouspyyntöjä, ja useimmissa lukee sama: ”Paljonko pergola maksaisi?” Ei mittoja, ei kuvaa, mutta kolme kysymysmerkkiä. Myyjä kaataa kahvia ja aloittaa ensimmäisen kysymyskierroksen.
Mittatilaustuotteissa tarjouslaskenta ei riipu siitä, kuinka nopeasti joku kirjoittaa tarjouksen. Se riippuu kaikesta, mitä ennen sitä tapahtuu: puuttuvien tietojen täydentämisestä, mittauskäynnin sopimisesta ja oikean rivin löytämisestä hinnastosta. Nopein tarjous on se, jonka pohjana on valmis tarjouspyyntö ja jonka hinnan laskee hinnasto, ei yhden kollegan muisti.
Mihin aika kuluu mittatilaustarjouksissa
Itse tarjouksen täyttäminen on yleensä matkan lyhin osa. Aika kuluu muualla:
- Kysymyspingis. Mitat, malli, seinäkiinnitteinen vai vapaasti seisova, väri, lisävarusteet. Jokainen vastaus tulee päivää myöhemmin. Asiakas on sillä välin ehtinyt lähettää saman kysymyksen kilpailijallesi. Myös ilman mittoja.
- Mittauskäynti sokkona. Joku lähtee mittaamaan terassia ennen kuin kumpikaan osapuoli tietää, kohtaavatko budjetti ja todellisuus.
- Hinnasto yhden ihmisen päässä. Säännöt elävät kaavoissa ja sen ihmisen muistissa, joka ne kirjoitti. Kun hän on lomalla, tarjoukset odottavat hänen kanssaan.
- Uudelleenkirjoittaminen. Mitat sähköpostista Exceliin, hinta Excelistä pohjaan, tarjous pohjasta sähköpostiin. Jokainen kopiointi on tilaisuus kirjoitusvirheelle, jonka asiakas huomaa ennen sinua.
- Uudet versiot. Asiakas muuttaa mielensä 4 metristä 4,5 metriin, ja koko kierros alkaa alusta.
- Hiljaisuus lähettämisen jälkeen. Tarjous lähti, eikä kukaan tiedä tarkalleen, kenen pitäisi olla yhteydessä ja milloin.
Se ei ole laiskuutta eikä kaaosta. Se on prosessi, joka kasvoi puhelimesta ja sähköpostista, eikä kukaan ole ehtinyt rakentaa sitä uudelleen.
Viisi askelta nopeampaan tarjouslaskentaan
1. Kysy ennen kuin asiakas kysyy hintaa
Lomake, jossa on yksi tekstikenttä ja teksti ”Lähetä meille tarjouspyyntö”, on kutsu kysymykselle ”Paljonko pergola maksaa?”. Kysy heti se, mitä ilman et voi laskea tarjousta:
- mitat ja muoto, aidassa myös kulmat ja portit,
- malli tai täytteen tyyppi,
- kiinnitystapa ja alusta,
- väri ja lisävarusteet,
- kuva paikasta ja arvioitu aikataulu.
Pakolliset kentät eivät ole byrokratiaa. Ne ovat kysymyksiä, jotka myyjä esittäisi joka tapauksessa, vain kaksi sähköpostia myöhemmin.
2. Siirrä hinnasto päästä sääntöihin
Niin kauan kuin hinnan osaa laskea vain yksi ihminen, tarjous on yhtä nopea kuin hänen kalenterinsa. Kirjoita säännöt niin, että kuka tahansa osaa käyttää niitä: mallin perushinta, lisähinnat koosta, väristä ja lisävarusteista sekä kohdat, joissa profiili vaihtuu tai tarvitaan lisäpylväs.
Alkuun Excel riittää hyvin. Miksi se on samalla valmis toimeksianto konfiguraattorille, kerromme artikkelissa Miksi Excel-hinnastostasi kannattaa tehdä 3D-konfiguraattori.
3. Jaa tarjous alustavaan ja sitovaan
Mittatilaustuotteessa tarkkaa hintaa ei usein voi laskea ilman mittauskäyntiä. Maasto, alusta ja pääsy paikalle muuttavat asennusta. Se ei silti tarkoita, että asiakkaan pitää odottaa mitään lukua ennen kuin asentaja vapautuu.
Lähetä heti alustava tarjous säännöistä ja kerro, mikä voi vielä muuttua. Lähetä sitova tarjous mittauskäynnin jälkeen. Asiakas tietää, onko hän oikeassa budjetissa, ja mittauskäynti tehdään niille, jotka sitä oikeasti haluavat.
4. Yksi pohja, josta ei puutu mitään
Hyvä mittatilaustarjous vastaa kysymyksiin ennen kuin niitä esitetään. Pohjaan kuuluvat:
- tarkka erittely: malli, mitat, väri ja lisävarusteet,
- hinta eriteltynä ja se, mitä hintaan ei sisälly, esimerkiksi toimitus, asennus tai maatyöt,
- onko tarjous alustava vai sitova,
- tarjouksen voimassaolo ja arvioitu aikataulu,
- mitä mittauskäynnillä tarkistetaan,
- tarjouksen laatineen henkilön yhteystiedot.
Jos pohjan täyttää ihminen, hän täyttää sen yhdestä lähteestä. Jos sen täyttää järjestelmä, vielä parempi.
5. Tiedä, missä jokainen tarjouspyyntö on
Uusi tarjouspyyntö, yhteydenotto, mittauskäynti, tarjous lähetetty, neuvottelu. Kun jokaisen tarjouspyynnön tila on yhdessä paikassa, kenenkään ei tarvitse arvata, kenen pitää olla yhteydessä, eikä tarjous huku laskujen joukkoon.
Kuvassa on esimerkkitarjouspyyntö treede CRM:ssä. Nimet, yritys ja summa ovat keksittyjä.
Mitä tarjousohjelma ratkaisee ja mitä konfiguraattori
Tarjousohjelma nopeuttaa asiakirjaa: pohjaa, numerointia, lähettämistä ja seurantaa. Mittatilaustyössä asiakirja ei kuitenkaan yleensä ole pullonkaula. Pullonkaula on toimeksianto.
Juuri sen konfiguraattori ratkaisee. Asiakas kokoaa tuotteen itse sallituista vaihtoehdoista, konfiguraattori tarkistaa sovitut säännöt ja laskee hinnan hinnastosi mukaan. Myyjä ei saa kysymystä vaan toimeksiannon, jossa on mitat, varustelu ja yhteystiedot. Konfiguraatio tallentuu treede CRM:ään erittelyn, yhteystietojen ja suunnitelman linkin kanssa.
Vertaisarvioitu tutkimus 14 teknisesti suuntautuneesta yrityksestä (Haug, Hvam ja Mortensen, 2011) havaitsi, että tuotekonfiguraattorin käyttöönoton jälkeen tarjouksen sisäinen laatimisaika lyheni keskimäärin 85,5 %. Tutkimus ei mittaa verkkomyyntiä, ja yksittäisen yrityksen tulos riippuu sen tuotteesta ja prosessista. Menetelmä on kuvattu tutkimuksen julkaisussa.
Mistä tiedät, että tarjoukset todella nopeutuivat
Tunne siitä, että ”nyt se käy nopeammin”, on mukava, mutta luvut ovat tarkempia. Kolme riittää:
- aika tarjouspyynnöstä lähetettyyn tarjoukseen,
- kysymysten tai sähköpostien määrä ennen tarjousta,
- tarjousversioiden määrä yhtä kauppaa kohden.
Montako tuntia kuukaudessa voit näin saada takaisin, voit laskea valmiuden tarkistuslistassa omilla luvuillasi. Laskelma ei käytä mitään ulkopuolista keskiarvoa, vain antamiasi lukuja.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka nopeasti tarjous kannattaa lähettää?
Alustava mahdollisimman pian, mieluiten tarjouspyynnön päivänä, jos sen voi laskea säännöistä. Sitova mittauskäynnin jälkeen. Nopea tarjous ilman tarkkaa toimeksiantoa vain tuo seuraavan version aiemmin.
Mitä mittatilaustarjouksen pitää sisältää?
Erittelyn, eritellyn hinnan, sen mitä hintaan ei sisälly, tiedon siitä, onko tarjous alustava vai sitova, voimassaolon, aikataulun ja yhteystiedot. Tarkempi lista on yllä kohdassa 4.
Riittääkö Excel tarjouslaskentaan?
Alkuun kyllä. Excel on joustava ja hyvä sääntöjen lähde. Se alkaa hidastaa, kun sitä käyttää useampi ihminen, kun versiot lisääntyvät ja kun asiakkaan pitää nähdä, mitä hän tilaa.
Maanantai kello 7.40, tällä kertaa tarjouksen kanssa
Kahvi pysyy samana. Muuttuu se, mitä sähköpostiin tulee: tarjouspyyntö mittoineen, malleineen ja kiinnitystapoineen, alustava hinta omista säännöistäsi ja selvä seuraava askel. Päivän ensimmäisen sähköpostin ei tarvitse olla kysymyslista. Se voi olla tarjous.
Miltä koko polku kampanjasta asennukseen näyttää yhdellä asiakkaalla, kertoo asiakastarina Moja Pergola. Ja jos haluat tietää, mitä konfiguraattori ja treede CRM maksavat, hinnoittelu on verkkosivuilla. Ilman tarjouspyyntöä.
