Pondelok, 7:40. V schránke čakajú nové dopyty a vo väčšine z nich stojí to isté: „Koľko by stála pergola?“ Bez rozmerov, bez fotky, zato s tromi otáznikmi. Obchodník si naleje kávu a začne písať prvé kolo otázok.
Tvorba cenových ponúk pri výrobe na mieru nestojí na tom, ako rýchlo niekto napíše dokument. Stojí na tom, čo sa deje pred ním: kým sa doplní zadanie, kým sa dohodne obhliadka a kým niekto nájde správny riadok v cenníku. Najrýchlejšia ponuka je tá, ku ktorej príde kompletný dopyt a ktorú spočíta cenník, nie pamäť jedného kolegu.
Kde sa pri ponukách na mieru stráca čas
Samotné vyplnenie ponuky býva najkratšia časť celej cesty. Čas sa stráca inde:
- Ping-pong otázok. Rozmery, model, montáž na stenu alebo voľne stojaca, farba, doplnky. Každá odpoveď príde o deň neskôr. Zákazník medzitým stihol rovnakú otázku poslať aj konkurencii. Tiež bez rozmerov.
- Obhliadka naslepo. Technik ide merať terasu skôr, než obe strany vedia, či sa rozpočet vôbec stretne s realitou.
- Cenník v hlave. Pravidlá žijú vo vzorcoch a v pamäti toho, kto ich písal. Keď je na dovolenke, ponuky čakajú spolu s ním.
- Prepisovanie. Rozmer z e-mailu do Excelu, cena z Excelu do šablóny, ponuka zo šablóny do e-mailu. Každé kopírovanie je šanca na preklep, ktorý zákazník nájde skôr než vy.
- Nové verzie. Zákazník si to rozmyslí zo 4 m na 4,5 m a celé kolo začína odznova.
- Ticho po odoslaní. Ponuka odišla a nikto presne nevie, kto sa má ozvať a kedy.
Nie je to lenivosť ani chaos. Je to proces, ktorý vyrástol z telefónu a e-mailu a nikto ho nestihol prestavať.
Päť krokov, ako zrýchliť tvorbu cenových ponúk
1. Pýtajte sa skôr, než sa zákazník opýta na cenu
Formulár s jedným textovým poľom a nápisom „Pošlite nám dopyt“ je pozvánka na „Koľko stojí pergola?“. Opýtajte sa hneď na to, bez čoho ponuku nespočítate:
- rozmery a tvar, pri plote aj rohy a brány,
- model alebo typ výplne,
- spôsob montáže a podklad,
- farbu a doplnky,
- fotku miesta a približný termín.
Povinné polia nie sú byrokracia. Sú to otázky, ktoré by obchodník aj tak položil, len o dva e-maily neskôr.
2. Presuňte cenník z hlavy do pravidiel
Kým cenu vie spočítať jeden človek, ponuka je taká rýchla ako jeho kalendár. Zapíšte pravidlá tak, aby ich vedel použiť ktokoľvek: základ modelu, príplatky za rozmer, farbu a doplnky, a kde sa mení profil alebo pribúda stĺpik.
Excel na začiatok úplne stačí. Prečo je zároveň hotovým zadaním pre konfigurátor, rozoberáme v článku Prečo by mal byť váš cenník v Exceli 3D konfigurátor.
3. Rozdeľte ponuku na orientačnú a záväznú
Pri produkte na mieru sa presná cena často nedá spočítať bez obhliadky. Terén, podklad a prístup na miesto menia montáž. To však neznamená, že zákazník musí na akékoľvek číslo čakať, kým sa uvoľní technik.
Pošlite hneď orientačnú ponuku z pravidiel a napíšte, čo sa ešte môže zmeniť. Záväznú pošlite po obhliadke. Zákazník vie, či je v správnom rozpočte, a obhliadka sa robí u ľudí, ktorí o ňu naozaj stoja.
4. Jedna šablóna, v ktorej nič nechýba
Dobrá cenová ponuka na mieru odpovedá na otázky skôr, než prídu. Do šablóny patrí:
- presná špecifikácia: model, rozmery, farba a doplnky,
- cena po položkách a čo v nej nie je, napríklad doprava, montáž alebo zemné práce,
- či ide o orientačnú, alebo záväznú ponuku,
- platnosť ponuky a predpokladaný termín,
- čo sa overí na obhliadke,
- kontakt na človeka, ktorý ponuku pripravil.
Ak šablónu vypĺňa človek, nech ju vypĺňa z jedného zdroja. Ak ju vypĺňa systém, tým lepšie.
5. Majte prehľad, kde je každý dopyt
Nový dopyt, kontaktovaný, obhliadka, ponuka odoslaná, rokovanie. Keď je stav každého dopytu na jednom mieste, nikto nemusí hádať, kto sa má ozvať, a ponuka nezapadne medzi faktúrami.
Na obrázku je ukážkový dopyt v treede CRM. Mená, firma aj suma sú vymyslené.
Čo vyrieši program na cenové ponuky a čo konfigurátor
Program na cenové ponuky zrýchli dokument: šablónu, číslovanie, odoslanie a prehľad. Pri výrobe na mieru však dokument nebýva úzke hrdlo. Úzke hrdlo je zadanie.
Konfigurátor rieši práve to. Zákazník si produkt poskladá sám z povolených možností, konfigurátor kontroluje dohodnuté pravidlá a cenu počíta podľa vášho cenníka. Obchodník potom nedostane otázku, ale zadanie s rozmermi, výbavou a kontaktom. V treede sa konfigurácia uloží do treede CRM so špecifikáciou, kontaktom a odkazom na návrh.
Recenzovaná štúdia 14 technicky orientovaných spoločností (Haug, Hvam a Mortensen, 2011) zistila, že po nasadení produktového konfigurátora sa interný čas prípravy ponuky skrátil v priemere o 85,5 %. Nemeria predaj na webe a výsledok konkrétnej firmy závisí od jej produktu a procesu. Metodiku nájdete v publikácii štúdie.
Ako zistiť, že ste naozaj zrýchlili
Pocit „už to ide rýchlejšie“ je príjemný, čísla sú presnejšie. Stačia tri:
- čas od dopytu po odoslanú ponuku,
- počet otázok alebo e-mailov pred ponukou,
- počet verzií ponuky na jednu zákazku.
Koľko hodín mesačne môžete takto získať späť, si spočítate v kontrolnom zozname z vlastných čísel. Výpočet nepoužíva žiadny cudzí priemer, iba čísla, ktoré zadáte.
Časté otázky
Ako rýchlo poslať cenovú ponuku?
Orientačnú čo najskôr, ideálne v deň dopytu, ak ju viete spočítať z pravidiel. Záväznú po obhliadke. Rýchla ponuka bez presného zadania len urýchli príchod ďalšej verzie.
Čo má obsahovať cenová ponuka na mieru?
Špecifikáciu, cenu po položkách, čo v cene nie je, či je orientačná alebo záväzná, platnosť, termín a kontakt. Podrobnejší zoznam je vyššie v kroku 4.
Stačí na cenové ponuky Excel?
Na začiatok áno. Excel je pružný a dobrý zdroj pravidiel. Brzdiť začne, keď ho používa viac ľudí, keď pribúdajú verzie a keď zákazník potrebuje vidieť, čo si objednáva.
Pondelok o 7:40, tentoraz s ponukou
Káva zostane rovnaká. Zmení sa to, čo príde do schránky: dopyt s rozmermi, modelom a montážou, orientačná cena z vašich pravidiel a jasný ďalší krok. Prvý e-mail dňa už nemusí byť zoznam otázok. Môže to byť ponuka.
Ako vyzerá celá cesta od kampane po montáž u jedného klienta, popisuje prípadová štúdia Moja Pergola. A ak vás zaujíma, čo stojí konfigurátor s treede CRM, cenník je na webe. Bez vyžiadania.
