Pondělí, 7:40. Ve schránce čekají nové poptávky a ve většině z nich stojí totéž: „Kolik by stála pergola?“ Bez rozměrů, bez fotky, zato se třemi otazníky. Obchodník si nalije kávu a začne psát první kolo otázek.
Tvorba cenových nabídek u výroby na míru nestojí na tom, jak rychle někdo napíše dokument. Stojí na tom, co se děje před ním: než se doplní zadání, než se domluví zaměření a než někdo najde správný řádek v ceníku. Nejrychlejší nabídka je ta, ke které dorazí kompletní poptávka a kterou spočítá ceník, ne paměť jednoho kolegy.
Kde se u nabídek na míru ztrácí čas
Samotné vyplnění nabídky bývá nejkratší částí celé cesty. Čas se ztrácí jinde:
- Ping-pong otázek. Rozměry, model, montáž na zeď, nebo samostatně stojící, barva, doplňky. Každá odpověď přijde o den později. Zákazník mezitím stihl stejnou otázku poslat i konkurenci. Taky bez rozměrů.
- Zaměření naslepo. Technik jede měřit terasu dřív, než obě strany vědí, jestli se rozpočet vůbec potká s realitou.
- Ceník v hlavě. Pravidla žijí ve vzorcích a v paměti toho, kdo je psal. Když je na dovolené, nabídky čekají s ním.
- Přepisování. Rozměr z e-mailu do Excelu, cena z Excelu do šablony, nabídka ze šablony do e-mailu. Každé kopírování je šance na překlep, který zákazník najde dřív než vy.
- Nové verze. Zákazník si to rozmyslí ze 4 m na 4,5 m a celé kolo začíná znovu.
- Ticho po odeslání. Nabídka odešla a nikdo přesně neví, kdo se má ozvat a kdy.
Není to lenost ani chaos. Je to proces, který vyrostl z telefonu a e-mailu a nikdo ho nestihl přestavět.
Pět kroků, jak zrychlit tvorbu cenových nabídek
1. Ptejte se dřív, než se zákazník zeptá na cenu
Formulář s jedním textovým polem a nápisem „Pošlete nám poptávku“ je pozvánka na „Kolik stojí pergola?“. Zeptejte se hned na to, bez čeho nabídku nespočítáte:
- rozměry a tvar, u plotu i rohy a brány,
- model nebo typ výplně,
- způsob montáže a podklad,
- barvu a doplňky,
- fotku místa a přibližný termín.
Povinná pole nejsou byrokracie. Jsou to otázky, které by obchodník stejně položil, jen o dva e-maily později.
2. Přesuňte ceník z hlavy do pravidel
Dokud cenu umí spočítat jeden člověk, je nabídka tak rychlá jako jeho kalendář. Zapište pravidla tak, aby je uměl použít kdokoli: základ modelu, příplatky za rozměr, barvu a doplňky, a kde se mění profil nebo přibývá sloupek.
Na začátek úplně stačí Excel. Proč je zároveň hotovým zadáním pro konfigurátor, rozebíráme v článku Proč by měl být váš ceník v Excelu 3D konfigurátor.
3. Rozdělte nabídku na orientační a závaznou
U produktu na míru se přesná cena často nedá spočítat bez zaměření. Terén, podklad a přístup na místo mění montáž. To ale neznamená, že zákazník musí na jakékoli číslo čekat, než se uvolní technik.
Pošlete hned orientační, někdy se jí říká indikativní, nabídku z pravidel a napište, co se ještě může změnit. Závaznou pošlete po zaměření. Zákazník ví, jestli je ve správném rozpočtu, a zaměření se dělá u lidí, kteří o něj opravdu stojí.
4. Jedna šablona, ve které nic nechybí
Dobrá cenová nabídka na míru odpovídá na otázky dřív, než přijdou. Do šablony patří:
- přesná specifikace: model, rozměry, barva a doplňky,
- cena po položkách a co v ní není, například doprava, montáž nebo zemní práce,
- jestli jde o orientační, nebo závaznou nabídku,
- platnost nabídky a předpokládaný termín,
- co se ověří při zaměření,
- kontakt na člověka, který nabídku připravil.
Když šablonu vyplňuje člověk, ať ji vyplňuje z jednoho zdroje. Když ji vyplňuje systém, tím lépe.
5. Mějte přehled, kde je každá poptávka
Nová poptávka, kontaktovaný, prohlídka, nabídka odeslána, jednání. Když je stav každé poptávky na jednom místě, nikdo nemusí hádat, kdo se má ozvat, a nabídka nezapadne mezi fakturami.
Na obrázku je ukázková poptávka v treede CRM. Jména, firma i částka jsou smyšlené.
Co vyřeší program na cenové nabídky a co konfigurátor
Program na cenové nabídky zrychlí dokument: šablonu, číslování, odeslání a přehled. U výroby na míru ale dokument nebývá úzké hrdlo. Úzké hrdlo je zadání.
Konfigurátor řeší právě to. Zákazník si produkt poskládá sám z povolených možností, konfigurátor kontroluje dohodnutá pravidla a cenu počítá podle vašeho ceníku. Obchodník pak nedostane otázku, ale zadání s rozměry, výbavou a kontaktem. V treede se konfigurace uloží do treede CRM se specifikací, kontaktem a odkazem na návrh.
Recenzovaná studie 14 technicky orientovaných společností (Haug, Hvam a Mortensen, 2011) zjistila, že po nasazení produktového konfigurátoru se interní doba přípravy nabídky zkrátila v průměru o 85,5 %. Neměří prodej na webu a výsledek konkrétní firmy závisí na jejím produktu a procesu. Metodiku najdete v publikaci studie.
Jak poznat, že jste opravdu zrychlili
Pocit „už to jde rychleji“ je příjemný, čísla jsou přesnější. Stačí tři:
- čas od poptávky po odeslanou nabídku,
- počet otázek nebo e-mailů před nabídkou,
- počet verzí nabídky na jednu zakázku.
Kolik hodin měsíčně můžete takto získat zpět, si spočítáte v kontrolním seznamu z vlastních čísel. Výpočet nepoužívá žádný cizí průměr, jen čísla, která zadáte.
Časté dotazy
Jak rychle poslat cenovou nabídku?
Orientační co nejdřív, ideálně v den poptávky, pokud ji umíte spočítat z pravidel. Závaznou po zaměření. Rychlá nabídka bez přesného zadání jen urychlí příchod další verze.
Co má obsahovat cenová nabídka na míru?
Specifikaci, cenu po položkách, co v ceně není, jestli je orientační, nebo závazná, platnost, termín a kontakt. Podrobnější seznam je výše v kroku 4.
Stačí na cenové nabídky Excel?
Na začátek ano. Excel je pružný a dobrý zdroj pravidel. Brzdit začne, když ho používá víc lidí, když přibývají verze a když zákazník potřebuje vidět, co si objednává.
Pondělí v 7:40, tentokrát s nabídkou
Káva zůstane stejná. Změní se to, co přijde do schránky: poptávka s rozměry, modelem a montáží, orientační cena z vašich pravidel a jasný další krok. První e-mail dne už nemusí být seznam otázek. Může to být nabídka.
Jak vypadá celá cesta od kampaně po montáž u jednoho klienta, popisuje případová studie Moja Pergola. A pokud vás zajímá, kolik stojí konfigurátor s treede CRM, ceník je na webu. Žádná cena na dotaz.
